1.  CONTEXTE
L'Association des États des Caraïbes (AEC) est une organisation Intergouvernementale régionale créée en vertu de la Convention établissant l'Association des États des Caraïbes réalisée à Carthagène des Indes en juillet 1994. L'article III de la Convention définit l'organisation comme une organisation de « consultation, coopération et action concertée » dont le but est « d'identifier et de promouvoir la mise en œuvre des politiques et programmes ».  Le travail de l'organisation porte sur la coopération, la réduction des risques de catastrophe, le tourisme durable, le commerce, les transports et les relations économiques extérieures, ainsi que la protection de la mer des Caraïbes.  L'AEC compte 25 États membres, 10 membres associés, 6 observateurs fondateurs et 29 pays observateurs.

L'AEC fait appel à des consultants externes pour fournir des services afin de remplir son mandat vis-à-vis de ses États membres et membres associés. En conséquence, l'AEC cherche à engager un expert-conseil en affaires Intergouvernementales et en Coordination pour apporter un soutien au Bureau de la Secrétaire générale.

2.  OBJECTIF
Sous la direction générale de la Secrétaire générale, le/la titulaire est chargé(e) de superviser les responsabilités Intergouvernementales de l'organisation, de soutenir la coordination de haut niveau du Conseil Ministériel, de superviser les fonctions du Protocole et de la Conférence, et d'assurer la suite efficace des mandats ministériels.

•  Assurer une gestion efficace des réunions Ministérielles, des Commissions et des Comités de l'AEC, et de toute autre réunion Intergouvernementale.
• Assurer la préparation, la gestion et la suite de haute qualité des réunions ministérielles et Intergouvernementales de l'AEC.
• Coordonner les contributions inter-Secrétariat et fournir un soutien consultatif stratégique à la Secrétaire générale.
• Superviser les Services de Conférence et les fonctions de Protocole de l'AEC, en veillant aux normes diplomatiques et à la conformité procédurale.
• Maintenir une collaboration étroite avec le Bureau des Affaires Juridiques (OLA) et contribuer aux efforts de Réduction des Risques.
• Veiller à ce que les décisions, résolutions et accords ministériels de l'AEC soient efficacement mis en œuvre et suivis.
• Renforcer l'efficacité opérationnelle et diplomatique du Secrétariat de l'AEC en tant qu'organisme Intergouvernemental régional.
• Coordonner et renforcer les relations de l'AEC avec les organisations intergouvernementales régionales et internationales, telles que le GBM, la CEPAL, la CARICOM, la SELA, la CICA, l'OECO, la CELAC ainsi que le système des Nations Unies.

3.  STRUCTURE DE RAPPORT
L’expert-conseil rendra compte  à la Secrétaire générale. 

4.  CADRE  ET RESPONSABILITÉS
Gestion des Réunions Ministérielles et de Haut Niveau

• Diriger la préparation substantielle et organisationnelle du Conseil ministériel de l'AEC, d'autres réunions Intergouvernementales et des dialogues de haut niveau.
• Élaborer des ordres du jour, des notes conceptuelles, des documents de contexte et des mémoires pour  la Secrétaire générale.
• Coordonnez avec les États membres, les membres associés, les observateurs et le gouvernement hôte.
• Gérer la rédaction et la négociation des déclarations, communiqués, décisions ministérielles et rapports.
• Superviser la prise de notes et les rapports précis.

 Surveillance des organismes intergouvernementaux

• Superviser ainsi que les réunions de la Commission de la mer des Caraïbes et du Comité de l'AEC.
• Assurer la cohérence entre le travail des comités et les mandats ministériels.
• Fournir des orientations stratégiques et politiques pour garantir l'efficacité des comités.

 Coordination stratégique et partenariats

• Jouer un rôle clé dans  le renforcement  des partenariats externes de l'AEC en engageant de manière proactive les organisations Intergouvernementales, les organismes régionaux et les institutions internationales afin de faire avancer les objectifs stratégiques du Secrétariat. Assurer une coordination efficace, l'échange d'informations et le suivi des initiatives collaboratives avec des entités telles que le GBM, la CEPAL , la CARICOM, la SELA, la SICA, l'OECO , la CELAC ainsi que le système des Nations Unies.

 Services de conférence et supervision des protocoles

• Superviser les opérations de Conférence, de réunion et de Protocole.
• Superviser la logistique des réunions, l'interprétation, la documentation, l'agencement des places, les procédures cérémonielles et la correspondance diplomatique.
• Guider les interactions protocolaires avec les Ministres, Ambassadeurs et Dignitaires.

 Collaboration avec le Bureau des Affaires Juridiques (OLA)

• Coordonner avec l'OLA la révision des textes Ministériels, des accords et de la conformité juridique.
• Assurer  la clarté procédurale et du respect des règles institutionnelles.

 Suite  et Mise en œuvre des Accords Ministériels

• Deviens pleinement informé de tous les Accords Ministériels de l'AEC.
• Suivre la mise en œuvre et préparer des rapports périodiques pour  la Secrétaire générale.

 Fonctions de conseil stratégique

• Conseiller  la Secrétaire générale sur les  développements politiques et diplomatiques.
• Soutenir l'engagement de l'AEC dans les cadres multilatéraux.
• Fournir des contributions pour des mémoires stratégiques, des discours et des points de discussion.

 Rapports, documentation et gestion des connaissances

• Maintenir un référentiel  des décisions, des recommandations et du statut de mise en œuvre.
• Assurer  une mémoire institutionnelle forte.

5.  LIVRABLES

• Organisation des Réunions Ministérielles et  des Réunions de Commission et de Comités.
• Rédaction de Déclarations ,  Décisions,   Rapports et des outils de suivi.
• Renforcement des systèmes de Protocoles et des  Conférences.
• Des résumés stratégiques pour  la Secrétaire générale.

6.  DURÉE
Le  conseil serait pour une période d'un (1) an.
 

7.  RÉMUNÉRATION
Le consultant recevra une somme mensuelle de Six Mille Six Cent Neuf Dollars et Soixante-Trois Cents en monnaie Américaine (6 609,63 $ US).

8.  QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

•  Maîtrise de  relations internationales, diplomatie, droit, sciences politiques, administration publique, ou domaine connexe, ou une expérience  
• Obligatoire : 7 à 10 ans d'expérience d’un niveau progressivement supérieur dans des contextes Gouvernementaux, Diplomatiques ou multilatéraux.
• Expérience dans l'organisation de réunions Ministérielles ou de haut niveau.
• Expérience  en rédaction de documents officiels et de soutien aux négociations Intergouvernementales.
• Expérience de la supervision de fonctions de conférence, de protocole ou de coordination.

9.  EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITABLE

• Expérience avec les institutions régionales de la Grande Caraïbe.
• Collaboration avec des unités juridiques ou basées sur des traités.
• Compétences multilingues (anglais, espagnol, français ; hollandais  est un atout).

10.  COMPÉTENCES

• Compétences diplomatiques, de négociation et de jugement politique.
• Capacités de diriger  et de coordonner.
• Des compétences solides en rédaction et en communication.
• Capacité à dialoguer avec des hauts fonctionnaires.
• Capacité et volonté de voyager fréquemment.
• Intégrité, discrétion et professionnalisme.

11.  CONFIDENTIALITÉ & ÉTHIQUE
Le conseiller doit respecter les plus hauts standards d'éthique diplomatique, de confidentialité et de professionnalisme.

12.  INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES 
Le consultant est attendu  voyager dans l'exercice de ses fonctions.

13.  SOUMISSION DES DOCUMENTS :
Les candidats doivent présenter les documents suivants pour examen :
1) Curriculum vitae complet ;
2) Certificat universitaire ;
3) Certificats de maîtrise des langues (langue non maternelle) ;
4) Noms et coordonnées de trois (3) références .

Les candidats doivent remplir le formulaire de résumé du profil d'emploi inclus dans la disponibilité du site web. Le non-remplissage du formulaire de résumé du profil d'emploi entraînera un rejet automatique de la candidature. Ce formulaire doit être rempli soit avec Adobe Acrobat,  soit Adobe Acrobat Reader DC. N'essayez pas de compléter ce document avec un navigateur web.

Les applications doivent être adressées à :

S.E. Noemí Espinoza Madrid
Secrétaire générale
Association des États des Caraïbes
5-7 Sweet Briar Road, St. Clair
Boîte postale 660, PORT D'ESPAGNE
Tel. : 868-622-9575
Fax : 868-622-1653
    

En raison du volume de demandes reçues, la réception des demandes ne peut pas être accusée de réception individuelle. Les candidats qui ne reçoivent aucun retour dans les trois mois suivant la date limite doivent considérer leur candidature comme non retenue.