1.  CONTEXTE
L’Association des États de la Caraïbe (AEC) est une organisation intergouvernementale régionale créée en vertu de la Convention portant création de l’Association des États de la Caraïbe, signée à Carthagène des Indes en juillet 1994. L’article III de la Convention définit l’AEC comme une organisation de « consultation, de coopération et d’action concertée » dont l’objectif est « d’identifier et de promouvoir la mise en œuvre de politiques et de programmes ».  Le travail de l’organisation  est axé sur la coopération, la réduction des risques de catastrophe, le tourisme durable, le commerce, les transports et les relations économiques extérieures, ainsi que la protection de la mer des Caraïbes. L’AEC compte 25 États membres, 10 membres associés, 6 observateurs fondateurs et 29 pays observateurs.

L’AEC fait appel à des consultants externes pour l’aider à remplir son mandat auprès de ses États membres et membres associés. À ce titre, l’AEC souhaite recruter un consultant en ressources humaines pour appuyer le Bureau du directeur général des opérations dans l’exercice des fonctions décrites ci-après.

2.  OBJECTIF
Fournir un soutien professionnel en matière de ressources humaines au Secrétariat, en assurant la continuité, la conformité et le traitement rapide de toutes les questions RH, notamment le recrutement, les relations avec les employés, la gestion du rendement, l'administration des avantages sociaux et les opérations RH générales.

3.  STRUCTURE HIÉRARCHIQUE
Le consultant sera placé sous la responsabilité du directeur général des opérations.

4.  LIVRABLES

• Coordonner toutes les activités de recrutement, y compris la planification des entretiens, la préparation des documents, la communication avec les candidats et le soutien logistique du recrutement.
• Préparer les avis de poste vacant et organiser les procédures de présélection et d'entretien dans les délais.
• Effectuer les vérifications de références et préparer la documentation relative aux entretiens et à la sélection pour approbation.
• Coordonner le procédures d'intégration des nouveaux employés en préparant les documents requis, en organisant l'inscription à l'assurance, en coordonnant l'accès aux systèmes et en veillant à ce que toute la configuration interne soit terminée.
• Assurer la première liaison pour les questions et préoccupations des employés concernant les ressources humaines et contribuer à la résolution des problèmes avant leur escalade.
• Gérer sujets de plainte et proposer des modes alternatifs de règlement des différends (MARD).
• Tenir à jour les dossiers du personnel et les registres des employés, en veillant à ce que tous les documents soient correctement classés et stockés conformément aux politiques de gestion des documents de l'AEC.
• Assumer un rôle de leadership en matière de développement, de coordination et de mise en œuvre du plan culturel de l'AEC. Cela comprendra notamment : la collecte des contributions du personnel (y compris les facteurs culturels négatifs), l'identification des axes d'amélioration (y compris les facteurs culturels positifs), la mise en place d'activités pratiques innovantes pour favoriser l'engagement du personnel et la coordination des initiatives à valeur ajoutée à l'échelle de l'organisation (telles que la promotion du travail d'équipe, la diffusion des valeurs fondamentales de l'AEC et le développement d'états d'esprit contribuant à la création progressive d'un environnement de travail durablement positif).
• Surveiller les dates contractuelles, les périodes de probation et les échéances de performance afin d'assurer la délivrance et le renouvellement des contrats en temps dans les délais.
• Préparer, mettre à jour et suivre les documents RH tels que les lettres, les notes de service, les formulaires et les rapports.
• Gérer les questions d'assurance du personnel, notamment les ajouts, les suppressions, l'assistance en cas de sinistre, les mises à jour des polices et les conseils aux employés.
• Superviser le personnel de soutien administratif (réceptionniste, services d'entretien) et coordonner leurs tâches quotidiennes afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Tenir à jour les registres de congés, vérifier les pièces justificatives et préparer les rapports mensuels de congés et de présence.
• Fournir régulièrement des conseils au personnel et aux superviseurs sur les procédures RH et les exigences administratives.
• Assurer la liaison avec le ministère des Affaires étrangères concernant les permis de travail, le statut de résidence et les exigences en matière d'immigration pour le personnel international.
• Contribuer à l'organisation d'initiatives visant à favoriser le bien-être, l'engagement et l'amélioration du lieu de travail du personnel.
• Appuyer l’application du Manuel du personnel en veillant à ce que les formulaires, les modèles et les procédures soient suivis de manière cohérente.
• Contribuer à la mise à jour du manuel du personnel et des procédures RH afin de refléter les pratiques actuelles.
• Participer à la coordination des évaluations de période probatoire et contribuer aux initiatives visant à améliorer l'efficacité du système et des activités d'évaluation annuelle du rendement.
• Suivre la soumission des documents de performance et assurer le suivi des éléments en suspens.
• Contribuer à l’identification des besoins de formation du personnel, recueillir les demandes de formation et coordonner la logistique des formations.
• Tenir à jour les dossiers de formation et suivre la participation et la réussite des formations.
• Préparer les rapports RH courants, les statistiques sur les employés et autres mises à jour administratives selon les besoins.

• Effectuer les tâches administratives générales en matière de ressources humaines et toute autre tâche assignée par le directeur général des opérations ou le secrétaire général.

   

5.  DURÉE
La mission de conseil serait d’une durée initiale de six (6) mois et pourrait être renouvelée.

6.  RÉMUNÉRATION
Le consultant sera payé mensuellement la somme de Trois Mille Cent Dollars Américains (3 100 $US), exonérée d'impôt.

7.  QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Baccalauréat en gestion des ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Une certification professionnelle en ressources humaines est un atout.
• Expérience minimale de 5 à 7 ans dans les ressources humaines, de préférence au sein d'organisations intergouvernementales ou du secteur public.
• Connaissance du droit du travail de Trinité-et-Tobago.
• Solides compétences interpersonnelles, de communication et de conseil.
• Maîtrise de l'anglais ; la connaissance pratique de l'espagnol et/ou du français est un atout.

• Haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et de diplomatie.

   

8.  COMPÉTENCES:

• Connaissances Solides en administration des ressources humaines, en recrutement et en gestion du personnel.
• Connaissance du droit du travail et des procédures RH organisationnelles de Trinité-et-Tobago.
• Connaissance de l'administration des assurances (médicales et collectives).
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et échéances.
• Une grande attention aux détails, à l'exactitude et au classement approprié des informations confidentielles.
• Excellentes compétences en matière de coordination pour les entretiens, les réunions, l'intégration et les activités de formation.
• Maîtrise de Microsoft Office et capacité à utiliser les formulaires, modèles et outils de suivi RH numériques.
• Excellentes aptitudes à la communication et interaction professionnelle avec le personnel, les candidats et les parties prenantes.
• A fait preuve de tact, de diplomatie, de confidentialité et de bon jugement.
• Capacité à résoudre les problèmes des employés à un stade précoce.
• Une approche axée sur le service à la clientèle pour répondre aux besoins du personnel.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et au sein d'une équipe.
• Fiable, responsable, adaptable et disposé à soutenir les priorités de l'organisation.

7.  INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Le consultant pourra être amené à voyager dans le cadre de ses fonctions.

8.  SOUMISSION DES DOCUMENTS :
Les candidats doivent présenter les documents suivants pour que leur candidature soit prise en compte :
1) Curriculum Vitae complet ;
2) Certificat de diplôme universitaire;
3) Certificats de compétence linguistique (langue autre que la langue maternelle) ;
4) Noms et coordonnées de trois (3) référents.

Les candidats doivent remplir le formulaire de résumé du profil de poste joint à l'offre d'emploi publiée sur le site web. Tout formulaire incomplet entraînera le rejet automatique de la candidature. Ce formulaire doit être rempli à l'aide de l'un des moyens suivants :Adobe AcrobatouAdobe Acrobat Reader DCN’essayez pas de remplir ce document à l’aide d’un navigateur Web.

Les candidatures doivent être adressées à :

S.E. Noemí Espinoza Madrid
Secrétaire général
Association des États de la Caraïbe
5-7 Sweet Briar Road, St. Clair
Boîte postale 660, PORT D'ESPAGNE
Tél. : 868-622-9575
Télécopieur : 868-622-1653
    

Compte tenu du nombre élevé de candidatures reçues, il est impossible d'accuser réception de chaque dossier individuellement. Les candidats n'ayant reçu aucune réponse dans les trois mois suivant la date limite doivent considérer leur candidature comme non retenue.