1.  CONTEXTO
La Asociación de Estados del Caribe (AEC) es una organización intergubernamental regional establecida en virtud del Convenio constitutivo de la Asociación de Estados del Caribe, firmado en Cartagena de Indias en julio de 1994. El Artículo III del Convenio define la organización como una de “consulta, cooperación y acción concertada”, cuyo propósito es “identificar y promover la implementación de políticas y programas”.   El trabajo de la organización se centra en la cooperación, la reducción del riesgo de desastres, el turismo sostenible, el comercio, el transporte y las relaciones económicas externas, y la protección del Mar Caribe. La AEC  tiene 25 Estados Miembros, 10 Miembros Asociados, 6 Observadores Fundadores y 29 Países Observadores.

La AEC contrata consultores externos para proporcionar servicios para   cumplir su mandato ante sus Estados Miembros y Miembros Asociados. Por consiguiente, la AEC busca contratar a un Consultor de Recursos Humanos para brindar apoyo a la Oficina del Director de Operaciones, de conformidad con las funciones referidas aquí dentro. 

2.  OBJETIVO
Brindar apoyo profesional de Recursos Humanos a la Secretaría, asegurando la continuidad, el cumplimiento y el manejo puntual de todos los asuntos de RR.HH. en todo el proceso de reclutamiento, relaciones con los empleados, gestión del desempeño, administración de beneficios y operaciones generales de RR.HH.

3.  ESTRUCTURA DE INFORMES
El consultor reportará al Director de Operaciones.

4.  ENTREGABLES

• Coordinar todas las actividades de reclutamiento, incluida la programación de entrevistas, la preparación de documentos, la comunicación con los candidatos y apoyando a la logística de contratación.
• Preparar avisos de puestos vacantes y organizar procedimientos de preselección y entrevistas de manera puntual.
• Realizar verificaciones de referencias y preparar la documentación de entrevistas y selección para ser aprobado.
• Coordinar el procedimiento de incorporación de nuevo personal preparando los documentos requeridos, organizando la inscripción al seguro, coordinando el acceso a los sistemas y garantizando que se complete toda la configuración interna.
• Actuar como primer punto de contacto para consultas e inquietudes de los empleados respecto de asuntos de RR.HH. y ayudar a resolver problemas antes de que empeoren.
• Gestionar quejas y proponer Soluciones Alternativas de Disputas (ADR).
• Mantener los archivos de personal y los registros de los empleados actualizados, garantizando que todos los documentos estén debidamente archivados y almacenados de acuerdo con las políticas de gestión de registros de la AEC.
• Desempeñar un rol de liderazgo en el desarrollo, la coordinación y la implementación del Plan de Cultura de la AEC. Esto incluirá (entre otras cosas): recopilar las opiniones del personal (incluyendo los factores negativos de la cultura), identificar áreas de mejoramiento (incluyendo los factores positivos de la cultura), implementar actividades prácticas innovadoras para la transición del personal de parcialmente comprometido a plenamente comprometido, y coordinar iniciativas de valor añadido en toda la organización (como promover el trabajo en equipo, promover los valores fundamentales de la  AEC y fomentar mentalidades que construyan progresivamente un entorno laboral sosteniblemente positivo).
• Supervisar las fechas de los contratos, los períodos de prueba y los plazos de ejecución para garantizar la emisión y renovación puntual de los contratos.
• Preparar, actualizar y monitorizar los documentos de RR.HH., como cartas, memorandos, formularios e informes.
• Procesar asuntos de seguros del personal, incluidas incorporaciones, eliminaciones, asistencia con reclamos, actualizaciones de políticas y orientación a los empleados.
• Supervisar al personal de apoyo administrativo (recepcionista, servicios de limpieza) y coordinar sus tareas diarias para garantizar el buen funcionamiento de la oficina.
• Mantener registros de licencias, verificar los documentos de respaldo y preparar informes mensuales de licencias y asistencia.
• Proporcionar orientación rutinaria al personal y supervisores sobre los procedimientos de RR.HH. y los requisitos administrativos.
• Establecer vínculos con el Ministerio de Relaciones Exteriores sobre permisos de trabajo, estatus de residencia y requisitos de inmigración para personal internacional.
• Ayudar a organizar el bienestar del personal, el compromiso y las iniciativas en el lugar de trabajo.
• Apoyar la aplicación del Manual del personal garantizando que los formularios, plantillas y procedimientos se sigan de manera uniforme.
• Ayudar con las actualizaciones del Manual del personal y los procedimientos de RR.HH. para reflejar las prácticas actuales.
• Ayudar a coordinar las revisiones de los períodos de prueba y contribuir a iniciativas que mejorarán la eficacia del sistema y actividades de evaluación del desempeño anual.
• Monitorizar a la presentación de documentos de desempeño y dar seguimiento a los asuntospendientes.
• Apoyar la identificación de las necesidades de capacitación del personal, recopilar solicitudes de capacitación y coordinar la logística de la capacitación.
• Mantener registros de capacitación y monitorizar a la participación ycompletación.
• Preparar informes rutinarios de RR.HH., estadísticas de empleados y otras actualizaciones administrativas según sea requerido.
• Realizar funciones administrativas generales de RR.HH. y cualquier tarea adicional asignado por el Director de Operaciones o el Secretario General.

5.  DURACIÓN
La Consultoría  será por un período  inicial de seis (6) meses y podrá ser renovada.

6.  REMUNERACIÓN
Al consultor se le pagará mensualmente la suma de Tres Mil Cien Dólares moneda de los Estados Unidos de América (US$3.100.) libre de impuestos.

7.  CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA

• Licenciatura en Gestión de Recursos Humanos, Administración de Empresas u otras áreas relevantes.
• La certificación profesional en RR.HH es una ventaja.
• Mínimo de 5 a 7 años de experiencia relevante en RR.HH, preferiblemente en organizaciones intergubernamentales o del sector público.
• Conocimiento de las leyes laborales de Trinidad y Tobago.
• Habilidades interpersonales sólidas, de comunicación y de asesoramiento.
• Dominio del idioma inglés; conocimiento práctico de español y/o francés es una ventaja.

• Alto nivel de profesionalismo, confidencialidad y diplomacia.

   

8.  COMPETENCIAS:

• Conocimiento Sólido de administración de RR.HH, reclutamiento y gestión de personal.
• Familiaridad con las leyes laborales de Trinidad y Tobago y los procedimientos de RR.HH de la organización.
• Comprensión de la administración de seguros (seguros médicos y de vida colectivos).
• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas y plazos.
• Gran atención al detalle, precisión y el archivo adecuado de información confidencial.
• Fuertes habilidades de coordinación para entrevistas, reuniones, actividades de incorporación y de capacitación.
• Competencia en Microsoft Office y capaz de   usar formularios, plantillas y rastreadores de RR.HH. en forma digital.
• Habilidades Sólidas de comunicación e interacción profesional con el personal, los candidatos y las partes interesadas.
• Demuestra de  tacto, diplomacia, confidencialidad y buen juicio.
• Capacidad para brindar soluciones tempranas a los problemas de los empleados.
• Enfoque orientado al servicio al cliente para apoyar las necesidades del personal.
• Capaz de  trabajar de forma independiente con mínima supervisión y como parte de un equipo.

• Confiable, responsable, flexible  y dispuesto a apoyar las prioridades organizacionales.

   

7.  INFORMACIÓN ADICIONAL
Se podrá esperar que el Consultor viaje en el desempeño de sus funciones.

8.  PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS:
Los candidatos deberán presentar los siguientes documentos para su consideración:
1) Curriculum Vitae completo;
2) Certificado de título universitario;
3) Certificados de competencia lingüística (no lengua materna);
4) Nombres e información de contacto de tres (3) árbitros.

Los solicitantes deben completar el Formulario de Resumen del Perfil del Puesto que se incluye con la vacante en el sitio web. De no completarlo, la solicitud será rechazada automáticamente. Este formulario debe completarse utilizando Adobe AcrobatoAdobe Acrobat Reader DC No intente completar este documento utilizando ningún navegador web.

Las solicitudes deberán dirigirse a:

Su Excelencia Noemí Espinoza Madrid
Secretaria General
Asociación de Estados del Caribe
5-7 Sweet Briar Road, St. Clair
Apartado de correos 660, PUERTO ESPAÑA
Teléfono: 868-622-9575
Fax: 868-622-1653
    

Debido al volumen de solicitudes recibidas, no se puede acusar recibo de cada una individualmente. Los candidatos que no reciban respuesta en un plazo de tres meses a partir de la fecha límite deberán considerar su solicitud como rechazada.