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Asistente de unidad (Recursos Humanos)

Acerca del puesto

 

FUNCIONES DEL PUESTO

Bajo la supervisión general del Director de Operaciones, el titular del puesto se encarga de prestar apoyo administrativo para facilitar el funcionamiento eficiente de la Unidad. 

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

  • Preparar cartas, notas verbales, circulares, correos electrónicos, memorandos, informes, correspondencia laboral y otros documentos en las tres (3) lenguas oficiales de la AEC - español, inglés y francés (cuando proceda), y realizar el seguimiento de la correspondencia enviada;

  • Proporcionar apoyo administrativo en los procesos de selección y contratación, lo que incluye programar entrevistas, comunicarse con los candidatos, preparar los materiales para las entrevistas, llevar un registro de los procesos de selección y colaborar en las actividades de incorporación;

  • Colaborar en la preparación, el mantenimiento, la organización y la gestión segura de los expedientes del personal, los registros de bajas, las bases de datos de los recursos humanos, y otros documentos confidenciales, tanto en formato físico como electrónico, de conformidad con las políticas, los procedimientos y las normas de gestión documental establecidas por AEC;

  • Colaborar en el seguimiento y la elaboración de informes relacionados con el absentismo, las bajas, la asistencia y las llegadas tardías de los empleados;

  • Colaborar en el seguimiento de las fechas de los contratos de trabajo, los períodos de prueba, los plazos de evaluación y otros plazos relacionados con los recursos humanos, y comunicar los asuntos pendientes al Director de Operaciones;

  • Prestar apoyo administrativo en los procesos de incorporación y baja de empleados, incluida la preparación de la documentación laboral, los materiales de orientación, las notificaciones al personal, las solicitudes de acceso y la actualización de registros;

  • Colaborar en la coordinación de los ejercicios de evaluación del rendimiento del personal, incluyendo la distribución, el seguimiento, el archivo y el seguimiento de la documentación de evaluación;

  • Colaborar en la gestión de las prestaciones para empleados y los asuntos relacionados con los seguros, incluyendo la documentación de afiliación al seguro médico, las actualizaciones, la asistencia en la tramitación de reclamaciones y la coordinación del seguro de viaje;

  • Colaborar en la elaboración de informes relacionados con los recursos humanos, actualizaciones de plantilla, resúmenes de contratación, informes de permisos y otros informes administrativos según se solicite;

  • Colaborar en la coordinación de permisos de trabajo, exenciones, solicitudes de facilitación de visados, documentación de identificación diplomática y procesos administrativos relacionados para el Personal y los Funcionarios Internacionales;

  • Prestar asistencia logística, incluida la preparación, el formato y la revisión de documentos para reuniones que sean competencia de la Unidad de Presupuesto y Administración;

  • Actualizar las bases de datos de proveedores de servicios, proveedores, contratos y otros registros administrativos según sea necesario;

  • Realizar traducciones de cortesía de documentos (aproximadamente 2-3 páginas);

  • Administrar y mantener los registros físicos y electrónicos de la Unidad de conformidad con las políticas, los procedimientos y las normas establecidas por la AEC;

  • Disponer la correspondencia relacionada con la labor oficial de la Unidad por correo postal, mensajería, entrega en mano y/o correo electrónico cuando se solicite, y realizar el seguimiento necesario;

  • Gestionar la correspondencia por correo electrónico de la Unidad y dar seguimiento a los asuntos pendientes de manera oportuna y profesional;

  • Colaborar con el asistente administrativo y de viajes en la organización de citas oficiales y gestionar la agenda oficial del Director de Operaciones de forma oportuna y concienzuda, proporcionando confirmaciones, cancelaciones, recordatorios y coordinación logística según sea necesario;

  • Consultar con el Asistente Administrativa y de Viajes la preparación de expedientes y documentación administrativa para las misiones oficiales del Director de Operaciones, coordinándose con otras direcciones, funcionarios, instituciones relacionadas y personal según sea necesario;

  • Coordinarse con la Unidad de Tecnologías de la Información (TI) y la Administración para facilitar los trámites de incorporación, la configuración de los puestos de trabajo, los requisitos de acceso del personal y los procedimientos de cese, cuando sea necesario;

  • Asistir en el mantenimiento de los formularios, plantillas, sistemas de archivo, registros y procedimientos operativos estándar de los recursos humanos. para el funcionamiento eficaz de la Unidad;

  • Prestar apoyo en las sesiones de orientación del personal, las actividades de formación, las iniciativas de implicación de los empleados y otras tareas administrativas internas según sea necesario;

  • Asistir al Director de Operaciones en asuntos administrativos oficiales dentro de los parámetros de la organización;

  • Participar en las reuniones, eventos, talleres y conferencias oficiales de AEC según se le asigne;

  • Colaborar en las tareas de recepción para sustituir al Recepcionista durante los descansos programados o en su ausencia de la oficina;

  • Elaborar los informes del relator y los resúmenes ejecutivos de las reuniones oficiales de la AEC de conformidad con los acuerdos establecidos;

  • Colaborar en la distribución y adquisición de material de oficina, equipos informáticos, suministros de cocina y otros artículos administrativos, y ayudar a mantener dichos equipos en buen estado de funcionamiento;

  • Prestar asistencia y apoyo administrativo al Director de Operaciones, al Gerente de Recursos Humanos, al Gerente Financiero y al Gerente de Tecnologías de la Información (TI), según se solicite;

  • Mantener una estricta confidencialidad y profesionalidad en el manejo de información sensible relativa a los empleados, la organización y la administración;

  • Asumir cualquier otra tarea relacionada que le asigne La Secretaría General y/o el Director de Operaciones para apoyar el funcionamiento eficaz de la Secretaría.

 

REQUISITOS MÍNIMOS Y EXPERIENCIA

 

  • Licenciatura en Recursos Humanos, Administración de Empresas, Relaciones Internacionales, Administración Pública, Gestión u otro campo relevante. En caso de no disponer de una licenciatura, se evaluará y tendrá en cuenta la experiencia laboral pertinente;

  • Aproximadamente entre dos (2) y tres (3) años de experiencia profesional relevante;

  • La experiencia en gestión de archivos, control de documentos o administración de oficinas;

  • Se desea experiencia trabajando en una organización regional o internacional, una misión diplomática o una institución gubernamental;

  • El conocimiento del mandato de la Asociación de Estados del Caribe y la familiaridad con la región del Gran Caribe.

 

CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS

  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en al menos dos (2) de las lenguas oficiales de la AEC;

  • Sólidas habilidades interpersonales y de atención al cliente;

  • Capacidad para manejar información sensible y confidencial con profesionalidad y discreción;

  • Conocimiento de los procedimientos y prácticas generales de apoyo administrativo y de recursos humanos;

  • Sólidas habilidades de organización, coordinación y gestión del tiempo;

  • Excelente atención al detalle y precisión en la preparación de documentos y la gestión de registros;

  • Capacidad para priorizar tareas y trabajar eficazmente bajo presión en un entorno multicultural;

  • Profesionalidad, diplomacia y buen criterio en el trato con las partes interesadas internas y externas;

  • Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima y en colaboración dentro de un entorno de equipo;

  • Sólidas habilidades de gestión de registros y control de documentos;

  • Capacidad para preparar correspondencia, informes, documentación de reuniones y registros administrativos de forma clara y profesional;

  • Capacidad para coordinar múltiples tareas y dar seguimiento a los asuntos pendientes de manera oportuna;

  • Conocimiento de los procedimientos administrativos de oficina y las prácticas empresariales habituales;

  • Dominio de las herramientas de productividad de Microsoft Office Suite y Google Workspace; y

  • Capacidad para adaptarse a las necesidades, procedimientos y sistemas digitales cambiantes de la organización.

 

PAQUETE DE REMUNERACIÓN

  • Remuneración mensual: 1.206,32 US$ (exenta de impuestos)

  • Seguro de salud grupal para profesionales y dependientes

 

VALORACIÓN

La evaluación de candidatos cualificados para este puesto incluirá una entrevista basada en competencias, una evaluación de competencia lingüística y una evaluación escrita.

 

PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD

Los candidatos deben presentar los siguientes documentos para su consideración:

  1. Currículum Vitae completo;

  2. Título universitario;

  3. Certificados de Competencia en Idiomas (no lengua materna);

  4. Nombres de tres (3) árbitros e información de contacto.

     

Los solicitantes deben completar el Formulario de Resumen del Perfil de Empleo incluido en la vacante del sitio web. No completar el Formulario de Resumen del Perfil de Empleo del Candidato resultará en el rechazo automático de la solicitud. Este formulario debe completarse utilizando Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader DC. No intentes completar este documento usando ningún navegador web. 

 

Las aplicaciones deben dirigirse a:  

 

H.E. Noemí Espinoza Madrid

Secretaría General

Asociación de Estados del Caribe

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PUERTO DE ESPAÑA

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

Y enviarse a través de la web de la AEC www.acs-aec.org o por correo electrónico a [email protected].

 

Los detalles mencionados anteriormente describen la naturaleza y el nivel de las tareas que normalmente se asignan a este puesto.  No constituye una lista exhaustiva de estas tareas.  Se pueden asignar funciones adicionales relacionadas según sea necesario para el funcionamiento efectivo de la Asociación.

 

Solo se reconocerán las solicitudes electrónicas. Todos los envíos por correo electrónico no deben superar los 5MB de tamaño. 

 

Debido al alto volumen de solicitudes recibidas, solo se contactará con los candidatos preseleccionados para una entrevista. Estos candidatos también recibirán un aviso del resultado final del proceso de selección.

Nivel

Posición temporal

Reportando a

Director de Operaciones

Duración del nombramiento

30 meses

Fecha límite para recibir solicitudes

21-05-26

Anuncio de vacante

 

FUNCTIONS OF THE POSITION

Under the general guidance of the Chief Operating Officer, the incumbent is responsible for providing administrative support to facilitate the efficient operations of the Unit.   

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Prepare letters, verbal notes, circular notes, emails, memoranda, reports, employment-related correspondence, and other documents in three (3) official languages of the ACS - Spanish, English and French (where applicable), and follow up on correspondence sent;

  • Provide administrative support for recruitment and selection processes, including scheduling interviews, communicating with candidates, preparing interview packages, maintaining recruitment records, and assisting with onboarding activities;

  • Assist with the preparation, maintenance, organisation, and secure management of personnel files, leave records, HR databases, and other confidential physical and electronic records in accordance with established ACS policies, procedures, and records management standards;

  • Assist with the monitoring and preparation of reports relating to employee absenteeism, leave, attendance, and tardiness;

  • Assist with monitoring employment contract dates, probationary periods, appraisal timelines, and other HR-related deadlines, and bring pending matters to the attention of the Chief Operating Officer;

  • Provide administrative support for employee onboarding and separation processes, including preparation of employment documentation, orientation materials, staff notifications, access requests, and records updates;

  • Assist with the coordination of staff performance appraisal exercises, including circulation, tracking, filing, and follow-up of appraisal documentation;

  • Assist with the administration of employee benefits and insurance-related matters, including health insurance enrolment documentation, updates, claims processing support, and travel insurance coordination;

  • Assist with the preparation of HR-related reports, staffing updates, recruitment summaries, leave reports, and other administrative reports as requested;

  • Assist in coordinating work permits, exemptions, visa facilitation requests, diplomatic identification documentation, and related administrative processes for International Staff and Officials;

  • Render logistical assistance, including the preparation, formatting, and proofreading of documents for meetings under the purview of the Budget and Administration Unit;

  • Update databases of service providers, suppliers, contracts, and other administrative records as required;

  • Provide courtesy translation of documents (approximately 2-3 pages);

  • Manage and maintain physical and electronic records for the Unit in accordance with established ACS policies, procedures, and standards;

  • Dispatch correspondence related to the official work of the Unit via mail, courier, hand delivery, and/or email when requested, and follow up as necessary;

  • Manage Unit email correspondence and follow up on pending matters in a timely and professional manner;

  • Liaise with the Administrative & Travel Assistant in arranging official appointments and manage the official agenda of the Chief Operating Officer in a timely, and conscientious manner, providing confirmations, regrets, reminders, and logistical coordination as necessary;

  • Consult with the Administrative & Travel Assistant in preparing dossiers and administrative documentation for the official missions of the Chief Operating Officer, coordinating with other Directorates, Officials, related institutions, and personnel as necessary;

  • Coordinate with the Information Technology (IT) Unit and Administration to facilitate onboarding arrangements, workstation setup, staff access requirements, and separation procedures where necessary;

  • Assist in maintaining HR forms, templates, filing systems, trackers, and standard operating procedures for the effective functioning of the Unit;

  • Support staff orientation sessions, training activities, employee engagement initiatives, and other internal administrative exercises as required;

  • Assist the Chief Operating Officer with official administrative matters within the parameters of the organisation;

  • Participate in ACS’ official meetings, events, workshops, and conferences as designated;

  • Assist with reception duties to relieve the Receptionist during scheduled breaks or in his / her absence from office;

  • Prepare Rapporteur’s Reports and Executive Summaries of ACS official meetings in compliance with established Agreements;

  • Assist in the distribution and procurement of office stationery, machine equipment, kitchen supplies, and other administrative items, and assist in maintaining such equipment in proper working condition;

  • Provide administrative assistance and support to the Chief Operating Officer, Human Resource Officer, Finance Officer, and Information Technology (IT) Officer as requested;

  • Maintain strict confidentiality and professionalism in the handling of sensitive employee, organisational, and administrative information;

  • Undertake any other related duties as may be assigned by the Secretary-General and / or Chief Operating Officer in support of the effective functioning of the Secretariat.

 

MINIMUM QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

  • Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, International Relations, Public Administration, Management, or another relevant field. In the absence of a Bachelor’s degree, relevant work experience will be evaluated and considered;

  • Approximately (2) to three (3) years of relevant professional experience;

  • Experience in records management, document control, or office administration would be considered an asset;

  • Experience working in an international or regional organisation, diplomatic mission, or Government institution will be considered an asset;

  • Knowledge of the mandate of the Association of Caribbean States and familiarity with the Greater Caribbean region would be considered an asset.

KNOWLEDGE AND COMPETENCIES

  • Excellent oral and written communication skills in at least two (2) of the official languages of the ACS;

  • Strong interpersonal and customer service skills;

  • Ability to handle sensitive and confidential information with professionalism and discretion;

  • Knowledge of general administrative and human resource support procedures and practices;

  • Strong organisational, coordination, and time management skills;

  • Excellent attention to detail and accuracy in document preparation and record management;

  • Ability to prioritise tasks and work effectively under pressure in a multicultural environment;

  • Professionalism, diplomacy, and sound judgement in dealing with internal and external stakeholders;

  • Ability to work independently with minimal supervision and collaboratively within a team environment;

  • Strong records management and document control skills;

  • Ability to prepare correspondence, reports, meeting documentation, and administrative records in a clear and professional manner;

  • Ability to coordinate multiple assignments and follow through on pending matters in a timely manner;

  • Knowledge of office administrative procedures and standard business practices;

  • Proficiency in Microsoft Office Suite and Google Workspace productivity tools; and

  • Ability to adapt to evolving organisational needs, procedures, and digital systems.

 

 

 

REMUNERATION PACKAGE

  • A Monthly Salary of US $1,206.32 (tax exempted);

  • Group Health Insurance Medical Plan. 

 

 

ASSESSMENT

Evaluation of qualified candidates for this position will include a Competency-based Interview, a Language Proficiency Assessment and a Written Assessment.

APPLICATION PROCEDURES

Candidates must present the following documents for consideration:

  1. Full Curriculum vitae;

  2. University degree certificate;

  3. Language Proficiency certificates (not native tongue);

  4. Names of three (3) referees and contact information.

Applicants must complete the Applicant Job Profile Summary Form included with the website vacancy. Failure to complete the Applicant Job Profile Summary Form will result in automatic rejection of the application. This form must be completed using either Adobe Acrobat or Adobe Acrobat Reader DC. Do not attempt to complete this document using any web browser. 

 

Applications must be addressed to: 

 

H.E. Noemí Espinoza Madrid

Secretary-General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

And be submitted via the ACS’ website www.acs-aec.org or by email to: [email protected]

The details stated above outline the nature and level of the tasks normally assigned to this position.  It does not constitute an exhaustive list of these tasks. Additional related duties may be assigned as necessary for the effective functioning of the Association.

 

Only electronic applications will be acknowledged. All your submissions via email must not exceed 5MB in size. 

 

Due to the high volume of applications received, only short-listed candidates will be contacted for an interview. These candidates will also receive notice of the final outcome of the selection process.

Tipo

Empleo

Tipo de nombramiento

Full time

Formulario de perfil del puesto del candidato Especificaciones del puesto

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