Asistente de Unidad de la Oficina de la Jefa Coordinadora Ejecutiva
Se invita a los/las nacionales de los Estados Miembros y Miembros Asociados interesados/as y debidamente calificados/as a que presenten sus candidaturas para ocupar el puesto de Asistente de Unidad de la Oficina de la Jefa Coordinadora Ejecutiva (OCEC) en la Asociación de Estados del Caribe.
- Preparar cartas, notas verbales, circulares, correos electrónicos, comunicados prensa/noticias o cualquier otro documento, en dos (2) de los idiomas oficiales de la AEC, a saber: español, inglés y francés (como corresponda) y dar seguimiento a la correspondencia enviada;
- Actualizar el sitio web y las cuentas de redes sociales de la AEC;
- Prestar asistencia a la OCEC en la edición de videos y en la captura de fotos para promover a la AEC y su trabajo;
- Prestar asistencia logística, incluida la preparación de los documentos presentados para todas las reuniones y actividades bajo el ámbito de la Oficina de la Jefa Coordinadora Ejecutiva (OCEC), de conformidad con la política, los procedimientos y las normas de la AEC;
- Proporcionar traducciones de cortesía de los documentos que correspondan a la Oficina;
- Administrar y mantener los registros físicos y electrónicos de la Oficina de acuerdo con la política, los procedimientos y las normas establecidas por la AEC;
- Copiar y remitir toda correspondencia a los archivos generales de la Secretaría y gestionar la correspondencia por correo electrónico con su debido seguimiento;
- Enviar y archivar la correspondencia relacionada con el trabajo oficial de la Oficina por correo, mensajería, mano y/o correo electrónico cuando se solicite y hacer el seguimiento que sea necesario;
- Revisar de manera consecuente los medios de comunicación locales (prensa impresa, radio y televisión) en busca de materiales relevantes a la AEC. Los materiales mismos deben ser recortados y escaneados a las partes interesadas pertinentes;
- Organizar los compromisos oficiales y gestionar la agenda oficial de la Jefa Coordinadora Ejecutiva de manera oportuna, diplomática y meticulosa, proporcionando confirmaciones, y recordatorios a todos los interesados;
- Preparar expedientes para las misiones oficiales de la Jefa Coordinadora Ejecutiva, coordinando con otras Direcciones, Funcionarios, Instituciones y/o personal relacionado según proceda;
- Preparar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) para la Jefa Coordinadora Ejecutiva según proceda;
- En su calidad de funcionario/a, apoyar a la Jefa Coordinadora Ejecutiva al en lo relacionado con asuntos personales que solicite dentro de los parámetros de la organización;
- Representar a la AEC en reuniones, eventos, talleres y conferencias oficiales, cuando así se designe;
- Ayudar con las tareas de recepción para sustituir a la recepcionista durante los descansos programados o en su ausencia de la oficina.
- Prestar asistencia en la presentación y el seguimiento de las solicitudes de traducción;
- Ayudar con la logística, el protocolo y la coordinación sustantiva con respecto a las reuniones y misiones internas y externas de la AEC, incluidas, entre otras, la contratación de proveedores de servicios, la preparación y difusión de documentación y el seguimiento de las reuniones de la AEC;
- Asistir en la actualización del Calendario de Reuniones de la AEC;
- Cualquier otra tarea que se requiera.
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Prepare letters, verbal notes, circular notes, emails, press/news releases, or any other documents, in two (2) official languages of the ACS - Spanish, English and French (where applicable) and follow up on correspondences sent;
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Update the ACS’ website and social media accounts;
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Render assistance to the OCEC to edit videos and to capture photos to promote the ACS and its work;
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Render logistical assistance including the preparation of documents submitted for all meetings and activities under the purview of the Office of the Chief Executive Coordinator (OCEC)in accordance with ACS policy, procedures and standards;
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Provide courtesy translation of documents as it pertains to the Office;
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Manage and maintain physical and electronic records for the Office in accordance with established ACS policy, procedures and standards;
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Copy and forward all correspondences to the general archives of the Secretariat and manage email correspondence and follow up as necessary;
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Dispatch and file correspondence related to the official work of the Office via mail, courier, hand and/or email when requested and follow up as necessary;
- Monitor the local media (printed press, radio and television) for materials relevant to the ACS. Materials are to be clipped and scanned to the relevant stakeholders;
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Arrange official appointments and manage the official agenda of the Chief Executive Coordinator in a timely, diplomatic and conscientious manner, providing confirmations, regrets, and reminders to all concerned;
- Prepare dossiers for the official missions of the Chief Executive Coordinator, coordinating with other Directorates, Officials, related institutions and/or personnel as necessary;
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Prepare the Value Added Tax (VAT) for Chief Executive Coordinator as required;
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Assist the Chief Executive Coordinator with personal matters which he/she requests, within the parameters of the organisation in an official capacity;
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Represent the ACS at official meetings, events, workshops and conferences as designated;
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Assist with reception duties in order to relieve the Receptionist during scheduled breaks or in his /her absence from office.
- Assist in the submission and monitoring of translation requests;
- Assist with logistics, protocol and substantive coordination in respect of internal and external ACS Meetings and missions including but not limited to contracting of service providers, preparation and dissemination of documentation and follow up to ACS Meetings ;
- Assist in the update of the ACS Calendar of Meetings;
Any other duties as required.
Bajo la orientación general de la Jefa Coordinadora Ejecutiva (CEC), el/la titular es responsable de brindar apoyo administrativo que facilite las operaciones eficientes de la Oficina de la Jefa Coordinadora Ejecutiva (OCEC) con respecto a los Asuntos Políticos, las Comunicaciones y los Servicios de Conferencias y Protocolo.
- Un título universitario de primer nivel (Licenciatura) en esferas vinculadas a las Relaciones Internacionales, u otras áreas relevantes;
- Se valorará la competencia en los tres idiomas de la AEC;
- Experiencia: Se valorará un mínimo de seis meses de experiencia trabajando en una organización internacional o regional.
- Un salario mensual de US $1,206.32 (exento de impuestos);
- Plan Colectivo de Seguro Médico.
Los candidatos deben presentar los siguientes documentos para su consideración:
- Currículum Vitae;
- Título Universitario;
- Certificados de competencia lingüística (que no sea su lengua materna);
- Nombres de tres (3) referencias personales y su información de contacto.
Los solicitantes deben completar el Formulario de Resumen del Perfil del candidato al Puesto que se incluye en el anuncio de la vacante en el sitio web. De no completarse el Formulario de Resumen del Perfil del candidato al puesto, se rechazará automáticamente la solicitud. Este formulario debe completarse con Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader DC. No intentar completar este documento utilizando ningún navegador web.
Las solicitudes deben dirigirse a:
Rodolfo Sabonge
Secretario General
Asociación de Estados del Caribe
5-7 Sweet Briar Road, St. Clair
PO Box 660, PORT OF SPAIN
Número de Teléfono: 868-622-9575
Fax: 868-622-1653
Y ser enviado por correo electrónico a: hrcontact@acs-aec.org
Solo se reconocerán las solicitudes electrónicas. Sus envíos por correo electrónico no deben excederse de 5MB de tamaño.
Debido al alto número de solicitudes recibidas, solo se contactarán a los/las candidatos/as preseleccionados/as para una entrevista. Estos candidatos recibirán, asimismo, una notificación del resultado final del proceso de selección.
