Poste à Pourvoir - Assistant d’unité, Communications

Avis de Poste Vacant: 

Les ressortissants intéressés et qualifiés des Etats Membres et Membres associés sont invités à soumettre leurs candidatures pour pourvoir le poste suivant à l’Association des Etats de la Caraïbe.

Relevant de: 
Officier de Communications
Type d’emploi: 
Temps complet
Duration of appointment: 
18 mois
Fonctions et Responsabilités: 
  • Concevoir des publications officielles de l’AEC telles que des bulletins, brochures et magazines;
  • Créer  et concevoir des infographiques et des logos;
  • Aider à produire des campagnes d’informations pour promouvoir le travail de l’AEC;
  • Aider à produire des publications de l’AEC;
  • Actualiser le site web de l’AEC;
  • Gérer les comptes de médias sociaux;
  • Assurer le suivi des médias locaux (presse écrite, radio et télévision), pour les matériaux en rapport avec l’AEC. Ces matériaux doivent être rassemblés et scannés à l’intention des parties prenantes concernées;
  • Maintenir et actualiser une base de données des coordonnées par rapport aux medias,  Officiers de Communication des Ministères des Affaires étrangères, Services d’information gouvernementaux et autres groupes, pour Trinité-et-Tobago et la région de l’AEC;
  • Fournir une assistance logistique incluant la préparation de documents pour toutes les réunions, cérémonies de signature, visites officielles, etc., qui sont du ressort de l’Unité de Communications;
  • Monter des vidéos pour promouvoir l’AEC et son travail;
  • Aider à l’élaboration de communiqués de presse concernant les réunions de l’AEC, les cérémonies de signature et les visites officielles au Secrétariat;
  •  Traduire des documents courts;
  • Classer les copies électroniques et papier de documents concernant l’Unité;
  • Copier et transmettre toutes les correspondances aux archives générales du Secrétariat;
  • Rédiger des lettres, des fax, des notes verbales, des notes circulaires, des courriels ou tous autres documents, dans les langues officielles de l’AEC - espagnol, anglais et français (le cas échéant);
  • Envoyer des correspondances par courrier postal, messagerie, en mains propres, par télécopieur et / ou courriel quand on le lui demande ;
  • Gérer les courriels et assurer un suivi le cas échéant;
  • Organiser les rendez-vous officiels et gérer le calendrier officiel de l’Officier de Communications de façon opportune, diplomatique et consciencieuse, en fournissant des confirmations, des regrets et des rappels à toutes les parties concernées ;
  • Préparer des dossiers pour les missions officielles de l’Officier de Communications, en coordination avec d'autres directions, fonctionnaires, institutions relatives et / ou personnel si nécessaire;
  • Préparer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour  l’Officier de Communications;
  • Aider au suivi des demandes concernant les frais médicaux présentés par l’Officier de Communications à l'Unité des Ressources humaines;
  • Assister l’Officier de Communications dans des questions d’ordre personnel quand il / elle le lui demande, dans les paramètres de l'organisation à titre officiel;
  • Participer à des évènements, séminaires, ateliers et conférences quand on le lui demande;
  • Aider aux tâches d'accueil afin de soulager le/la Réceptionniste pendant les pauses prévues ou en cas de son absence du bureau.
Fonctions: 

Sous la direction générale de l’Officier de Communications, le titulaire est responsable de fournir un soutien administratif pour faciliter le fonctionnement efficace de l’Unité.

Specific Responsabilities: 
  • Les langues officielles de l’AEC sont l’anglais, le français et l’espagnol. Le candidat doit posséder une excellente capacité de communication écrite et orale dans au moins deux (2) des langues officielles de l’AEC;
  • Excellente connaissance de MS Office Suite;
  • Excellente connaissance d’Adobe Creative Suite;
  • Solides compétences relationnelles;
  • Compétences organisationnelles;
  • Capacité de travailler sous pression;
  • Capacité d’accomplir des tâches multiples et de travailler de manière indépendante;
  • Capacité de travailler dans un environnement multiculturel.
Qualifications et expérience requises: 
  • Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) en relations internationales, conception graphique, marketing, communications, relations publiques ou dans une autre discipline similaire;
  • Au minimum six mois d'expérience de prestation de services de soutien administratif;
  • Expérience de l'utilisation d'une série de moyens de communication sociaux dans un contexte professionnel;
  • Expérience de l’utilisation d’Adobe Design Suite (Premiere Pro, Illustrator, Photoshop);
  • Expérience de travailler dans une organisation internationale ou régionale serait considéré comme un atout.
Rémunérations et Prestations: 
  • Rémunération mensuelle: US$1,206.32 (exonérée d’impôt).
  • Plan d’Assurance santé collective.
Documentation Requise: 

Les candidats doivent présenter les documents suivants pour examen :

  1. Curriculum vitae complet ;
  2. Attestation de diplôme universitaire ;
  3. Attestations certifiant les compétences linguistiques (pas pour la langue maternelle) ;
  4. Noms de trois répondants et informations de contact ;
  5. Mini portefeuille de travaux de conception graphique / montage de vidéo réalisés
Notes: 

EVALUATION:

L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste inclura un entretien basé sur les compétences, une évaluation de la maitrise des langues et un exercice d’évaluation.

PROCEDURES POUR LA SOUMISSION DES CANDIDATURES:

Les candidats doivent remplir le formulaire contenant le résumé du profil du poste inclus dans l’annonce de poste vacant sur le site Web. Le fait de ne pas remplir ce formulaire entraînerait automatiquement le rejet de la candidature.  Il faut remplir le formulaire avec Adobe Acrobat ou Adobe Acrobat Reader DC. N’essayez pas de compléter le document utilisant un navigateur Web.

Les candidatures doivent être adressées à:

 

Dr.  June Soomer

Secretary General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

Et envoyées par mèl à: hrcontact@acs-aec.org

 

Les détails fournis ci-avant  résument la nature et le niveau des taches normalement assignées à ce poste. Ceci ne constitue pas une liste exhaustive de ces tâches.  Des obligations afférentes et additionnelles peuvent être assignées s’il est nécessaire et pour que l’Association fonctionne de manière efficace.

 

Seulement les candidatures envoyées électroniquement seront prises en considération. Toute candidature transmise ne doit pas dépasser 5MB.

 

En raison du grand volume de candidatures reçues, seulement les candidats présélectionnés seront contactés pour une interview. Ces candidats recevront aussi la notification du  résultat final du processus de sélection.

Niveau: 
Personnel local
Titre du Poste: 
Assistant d’unité - Communications