Les citoyens des États membres et des membres associés de l'Association des États de la Caraïbe possédant les qualifications requises sont invités à poser leur candidature au poste d'assistant d'unité (Ressources humaines) au secrétariat de l'AEC, dont le siège se trouve à Port of Spain, Trinité-et-Tobago.
Relevant de:
Chief Operating Officer
Type d’emploi:
Temps complet
Duration of appointment:
30 mois
Fonctions et Responsabilités:
Préparer des lettres, des notes verbales, des notes circulaires, des courriers électroniques ou tout autre document, dans deux (2) langues officielles de l'AEC - espagnol, anglais et français (le cas échéant) et assurer le suivi des correspondances envoyées ;
Aider au suivi et à l’élaboration des rapports mensuels sur l'absentéisme et le retard des employés, sur une base mensuelle ;
Fournir une assistance logistique incluant la préparation et la la correction d’épreuves documents pour toutes les réunions concernant l'Unité du budget et de l'administration ;
Mettre à jour les bases de données des fournisseurs de services et les contrats associés ;
Fournir des traductions de courtoisie des documents (environ 2 à 3 pages) ;
Gérer et tenir les dossiers physiques et électroniques de l'Unité conformément aux politiques, aux procédures et aux normes établies de l'AEC ;
Copier et transmettre toutes les correspondances aux archives générales du Secrétariat ;
Envoyer les correspondances liées au travail officiel de l'Unité par courrier, coursier, en main propre et/ou courrier électronique sur demande, et assurer le suivi à cet égard si nécessaire ;
Gérer les correspondances par courrier électronique et effectuer les suivis nécessaires ;
Organiser les rendez-vous officiels et gérer l'agenda officiel du Chef des opérations en temps voulu, de manière diplomatique et consciencieuse, transmettant des confirmations, des regrets et des rappels à toutes les parties concernées ;
Préparer les dossiers pour les missions officielles du Chef des opérations, en coordination avec d'autres Directions, fonctionnaires, institutions et/ou personnel associés si nécessaire ;
Préparer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour le Chef des opérations ;
Aider le Chef des opérations dans les affaires personnelles lorsu’’il/elle le demande à titre officiel, dans le respect des paramètres de l'organisation ;
Représenter l'AEC lors de réunions officielles, d’événements, d’ateliers et de conférences lorsqu’il est désigné pour ce faire ;
Aider aux tâches liées à la réception afin de prendre la relève du / de la Réceptionniste lors des pauses prévues ou en son absence du bureau;
Préparer les Rapports des rapporteurs et les Résumés exécutifs de l'AEC conformément aux Accords établis ;
Aider à la distribution et à l'approvisionnement de la papeterie du bureau, de l'équipement des machines et des appareils de cuisine et maintenir tous les équipements en état de fonctionnement pour un rendement optimal ;
Fournir une assistance et un soutien au Chef des opérations, à l’Officiel des Rassources Humaines, à l’Officiel des financeset au responsable des technologies de l'information (TI), sur demande.
Fonctions:
Sous la direction générale du Chef des opérations, le titulaire est chargé de fournir un soutien administratif pour faciliter l’efficacité des opérations de l'Unité.
Qualifications et expérience requises:
Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) dans des domaines liés aux ressources humaines, à la gestion ou à d'autres domaines pertinents ;
Expérience:
a) Un minimum de six mois de travail en matière d’élaboration des rapports et des services du soutien administratif ;
b) Une expérience professionnelle passée dans une organisation internationale ou régionale serait considérée un avantage.
Rémunérations et Prestations:
Un salaire mensuel de 1 206,32 $ US (exonéré d'impôt) ;
Régime d'assurance médicale collective.
Documentation Requise:
Curriculum Vitae complet;
Attestation de diplôme universitaire;
Certifications des compétence linguistique (pas pour la langue maternelle) ;
Noms de trois (3) répondants et leurs coordonnées.
Notes:
En raison du volume élevé de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien. Ces candidats seront également informés du résultat final du processus de sélection.
