Les citoyens des États membres et des membres associés de l'Association des États de la Caraïbe possédant les qualifications requises sont invités à poser leur candidature au poste d'assistant d'unité (finances/approvisionnement) au secrétariat de l'AEC, dont le siège se trouve à Port of Spain, Trinité-et-Tobago.
Relevant de:
Chef des Opérations
Type d’emploi:
Temps complet
Duration of appointment:
30 mois
Fonctions et Responsabilités:
Préparer des lettres, notes verbales, notes circulaires, courriers électroniques, ou autres documents, dans deux (2) des langues officielles de l’AEC - l’espagnol, l’anglais et le français (le cas échéant) et assurer le suivi des correspondances envoyées.
Préparer et réviser des documents relatifs à la préparation mensuelle des états de paie ;
Apporter une assistance logistique y compris la préparation et la correction d’épreuves des documents pour toutes les réunions concernant l’Unité du Budget et de l’Administration ;
Préparer et réviser des documents relatifs à la préparation mensuelle des déclarations de TVA de l’AEC ;
Préparer et réviser des documents relatifs à la préparation et au rapprochement de la petite caisse ;
Effectuer la saisie de données dans le système de comptabilité de l’AEC ;
Préparer des rapprochements bancaires ;
Aider à l’élaboration des rapports sur l’établissement du budget ;
Aider à assurer les fonctions financières liées aux projets de l’AEC ;
Fournir des traductions de courtoisie des documents (environ 2 - 3 pages) ;
Gérer et tenir des dossiers physiques et électroniques pour l’Unité conformément aux politiques, procédures et normes établies de l’AEC ;
Transmettre des copies et faire suivre toutes les correspondances aux archives générales du Secrétariat ;
Envoyer des correspondances relatives aux travaux officiels de l’Unité par courrier, par coursier, en main propre et / ou par courrier électronique sur demande et assurer le suivi à cet égard si nécessaire ;
Gérer toutes les correspondances par courrier électronique et assurer le suivi si nécessaire ;
Organiser des rendez-vous officiels et gérer le programme officiel du Chef des Opérations de manière opportune, diplomatique et consciencieuse, transmettant des confirmations, regrets et rappels à toutes les parties concernées ;
Préparer des dossiers pour les missions officielles du Chef des Opérations, en coordination avec les autres Directions, Responsables, institutions connexes et / ou personnel concerné si nécessaire ;
Préparer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour le Chef des Opérations ;
Aider le Chef des Opérations dans des affaires personnelles lorsqu’il / elle le demande à titre officiel, selon les paramètres de l’organisation ;
Représenter l’AEC lors des réunions, événements, ateliers et conférences officiels désignés ;
Aider aux tâches liées à la réception afin de prendre la relève du / de la Réceptionniste lors des pauses prévues ou en son absence du bureau ;
Préparer les Rapports du Rapporteur et les Résumés exécutifs des réunions officielles de l’AEC conformément aux Accords établis ;
Fournir une assistance et un soutien au Chef des Opérations, à l’Agent des Ressources humaines, au Responsable des Finances et à l’Informaticien sur demande.
Fonctions:
Sous la direction générale du Chef des Opérations, le/la titulaire est responsable de fournir le soutien administratif pour faciliter l’efficacité des opérations de l’Unité.
Qualifications et expérience requises:
Être titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle (licence) dans les domaines liés à la gestion, à la comptabilité, ou s’être engagé dans des études pour obtenir la qualification ACCA, ou tout autre domaine pertinent ;
Expérience :
a) Un minimum de six mois de travail en matière d’élaboration des rapports et de services d’appui administratif ;
b) Une maîtrise opérationnelle de QuickBooks serait considérée comme un atout ;
c) Une expérience professionnelle antérieure dans une organisation internationale ou régionale serait considérée comme un atout.
Rémunérations et Prestations:
Un traitement mensuel de 1.206,32 $ US (exonéré d’impôt) ;
Régime d’assurance-maladie collective ;
Documentation Requise:
Curriculum vitae complet ;
Diplôme universitaire ;
Certificats des compétences linguistiques (non de sa langue maternelle) ;
Noms de trois (3) références et leurs coordonnées.
Notes:
Étant donné le nombre élevé de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront convoqués à un entretien. Ces candidats recevront également la notification du résultat final du processus de sélection.
