Vacante - Asistente de Unidad, Oficial de Comunicaciones

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Se invita a los ciudadanos de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la AEC que estén interesados y que tengan las calificaciones adecuadas a que presenten sus solicitudes para ocupar el siguiente puesto en la Asociación de Estados del Caribe.

Reporting to: 
Asistente de Unidad - Oficial de Comunicaciones
Tipo de designación: 
Tiempo completo
Duration of appointment: 
18 meses
Deberes y Responsabilidades: 
  • Diseñar las  Publicaciones Oficiales de la AEC incluyendo Boletines, Folletos y Revistas;
  • Conceptualizar y diseñar infografías y logotipos;
  • Asistir en la producción de campañas de información para promover el trabajo de la AEC;
  • Asistir en la producción de publicaciones de la AEC;
  • Actualizar el página Web de la AEC;
  • Administra las cuentas de la AEC en las redes sociales;
  • Monitorear los medios de comunicación locales (prensa escrita, radio y televisión) en búsqueda de material relevante para la AEC. Este material deberá ser recortado y escaneada para envío a las partes interesadas;
  • Mantener y actualizar una base de datos de información de contacto de los medios de comunicación, los Oficiales de Comunicación de  la Oficina de Relaciones Exteriores , los Servicios de Información Gubernamentales y otros grupos pertinentes, en Trinidad y Tobago y la región de la AEC;
  • Prestar apoyo logístico, incluyendo la preparación de documentos para todas las reuniones, ceremonias de firma y visitas Oficiales, etc.,  bajo el ámbito de la Unidad de Comunicaciones;
  • Editar videos para promover a la AEC y su trabajo;
  • Colaborar en la preparación de comunicados de prensa relacionados con las reuniones de la AEC, ceremonias de firma y visitas Oficiales a la Secretaría;
  • Traducir de documentos cortos;
  • Archivar documentos en formato electrónico o impresos relacionados a la Unidad;
  • Copiar y transmitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;
  • Redactar cartas, faxes, notas verbales, circulares, mensajes por correo electrónico o cualquier otro tipo de documentos, en dos idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (según corresponda);
  • Despachar la correspondencia vía correo electrónico, mensajería, en persona, por fax y/o correo electrónico cuando se le solicite;
  • Gestionar los mensajes por correo electrónico y dar seguimiento según sea necesario;
  • Coordinar citas oficiales y gestionar  la agenda oficial del Oficial de Comunicaciones de manera puntual, diplomático y minuciosa, suministrando confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los involucrados;
  • Preparar dossiers para las misiones oficiales del Oficial de Comunicaciones, en coordinación con otros Direcciones, Oficiales, instituciones relacionadas y/o personal según sea necesario;
  • Preparar los reclamos del IVA para el Oficial de Comunicaciones;
  • Colaborar en el seguimiento a las solicitudes de reclamos médicos del Oficial de Comunicaciones  a la Unidad de Recursos Humanos;
  • Asistir al Oficial de Comunicaciones  en los asuntos personales que éste requiera, en una capacidad oficial dentro de los parámetros de la organización;
  • Participar en eventos, seminarios, talleres y conferencias cuando se le solicite;
  • Colaborar con las obligaciones de la recepción para relevar a la persona encargada  durante su  horario de receso o en su ausencia.
Funciones: 

Bajo la guía general del Oficial de Comunicaciones, el titular es responsable de proveer apoyo administrativo para facilitar la eficiencia en las operaciones de la unidad.

Specific Responsabilities: 

CONOCIMIENTO Y COMPETENCIAS:

  • Los idiomas inglés, francés y español son las lenguas oficiales de la AEC. El candidato tiene que poseer excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en al menos dos de los idiomas oficiales de la AEC;
  • Excelente dominio de MS Office Suite;
  • Excelente sólido de Adobe Creative Suite;
  • Sólidas habilidades interpersonales;
  • Habilidades organizativas;
  • Capacidad para trabajar bajo presión;
  • Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar de manera independiente;
  • Capacidad de trabajar en un ambiente multicultural.
Calificación y Experienca Requeridas: 
  • Título universitario en campos relacionados con Relaciones Internacionales, Diseño Gráfico, Mercadotecnia, Comunicaciones, Relaciones Públicas u otras áreas relevantes;
  • Seis meses de experiencia mínima  en la prestación de servicios de apoyo administrativo;
  • Experiencia en el uso de un rango de canales de redes sociales dentro del contexto profesional;
  • Experiencia en el uso de Adobe Design Suite (Premiere Pro, Illustrator, Photoshop.);
  • Experiencia laboral en una organización internacional o regional será considerada como una ventaja.
Remuneracion y Beneficios: 

PAQUETE DE REMUNERACIÓN:

  • Salario Mensual de US$1,206.32 (exento de impuestos);
  • Plan de Seguro Médico Grupal.
Documentación requerida: 

Los candidatos deberán presentar los siguientes documentos para su consideración:

  1. Currículum Vitae completo;
  2. Título universitario;
  3. Certificados de Competencia Lingüística (no de la lengua materna);
  4. Nombre de tres referencias e información de contacto;
  5. Un pequeño Portfolio de trabajo de diseño gráfico/edición de video realizado.
Notas: 

EVALUACIÓN:

La evaluación de los candidatos calificados para este puesto incluirá una Entrevista basada en Competencias,  Evaluación de dominio de idioma y un Ejercicio de Evaluación.

 

PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD:

Los solicitantes deberán completar el Formulario Resumen del Perfil Profesional del Solicitante que se incluye con la vacante en el sitio web. De no completar el Formulario Resumen del Perfil Profesional del Solicitante, la solicitud  será  automáticamente descartada.  Se debe usar Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader DC para llenar el formulario, no usar ningún otro tipo de programa.

Las solicitudes deberán dirigirse a:

 

Dra.  June Soomer

Secretaria  General

Asociación de Estados del Caribe

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

Y enviarse por correo electrónico a: hrcontact@acs-aec.org

 

La descripción del puesto de trabajo que se describe esboza la índole y el nivel de las tareas que le serán asignadas en condiciones normales a este puesto. Esta descripción no constituye una lista exhaustiva de dichas tareas. Se podrán asignar deberes adicionales según la necesidad para el eficaz funcionamiento de la Asociación.

 

Solo se aceptarán las solicitudes recibidas por correo electrónico.  El tamaño del email no debe exceder 5 MB.

 

Debido al elevado volumen de  solicitudes recibidas, solo los candidatos preseleccionados serán contactados para una entrevista. De igual forma, estos candidatos serán informados del resultado final del proceso de selección.

Nivel: 
Personal temporal
Título del Trabajo: 
Asistente de Unidad - Oficial de Comunicaciones