Puesto Vacante - Oficina de Conferencia y Protocolo

Anuncio de Plaza Vacante: 

Se invita a los ciudadanos de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la AEC que estén interesados y que tengan las calificaciones adecuadas a que presenten sus solicitudes para ocupar el siguiente puesto en la Asociación de Estados del Caribe.

Reporting to: 
Oficial de Conferencia y Protocolo
Tipo de designación: 
Tiempo completo
Duration of appointment: 
11 meses
Deberes y Responsabilidades: 
  • Redacción de cartas, faxes, notas verbales, notas circulares, mensajes por correo electrónico u otro tipo de documentos, en los idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (cuando corresponda).
  • Prestación de apoyo logístico, incluyendo la preparación de documentos para todas las reuniones que caigan bajo el ámbito de la Unidad de Conferencia y Protocolo.
  • Traducción de documentos cortos.
  • Archivo de documentos en formato electrónico o impresos relacionados con la Unidad.
  • Copia y transmisión de toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría.
  • Despacho de correspondencia por correo electrónico, mensajería, en persona, por fax y/o correo electrónico cuando se solicite.
  • Gestión de los mensajes por correo electrónico, como se requiera.
  • Coordinación de citas y gestión de la agenda del Oficial de Conferencia y Protocolo de manera puntual, diplomática y de forma meticulosa, ofreciendo confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los involucrados.
  • Preparación de dossiers para las misiones oficiales del Oficial de Conferencia y Protocolo, entablando coordinaciones con otros Directores, funcionarios e instituciones relativas y/o personal como se requiera.
  • Elaboración de los reembolsos del IVA y combustible para el Oficial de Conferencia y Protocolo.
  • Asistencia en el seguimiento a las solicitudes de reclamación médica hecho por el Oficial de Conferencia y Protocolo ante la Unidad de Recursos Humanos.
  • Ayuda en la sumisión y monitoreo de las solicitudes de traducción;
  • Participación en eventos, seminarios, talleres y conferencias cuando se le solicite.
  • Asistencia en los deberes de la recepción, para relevar a la Recepcionista durante el horario de receso o en su ausencia.
  • Desempeño de otros deberes administrativos generales que le sean asignados por el Oficial de Conferencia y Protocolo.
Funciones: 

Bajo la dirección del Oficial de Conferencia y Protocolo, el titular del puesto fungirá como Asistente en la Oficina de Conferencia y Protocolo, prestando servicios generales.  

Specific Responsabilities: 
  • Los idiomas inglés, francés y español son las lenguas oficiales de la AEC. Para el puesto que se anuncia, el candidato tiene que poseer excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en dos de los idiomas oficiales de la Asociación. Se requiere fluidez en uno de los idiomas oficiales (que no sea el idioma materno). Deberán presentarse los certificados correspondientes sobre el dominio de idiomas. El conocimiento básico de un tercer idioma será considerado, sin dudas, un elemento a favor.
  • Excelente dominio de MS Office Suite.
  • Sólida capacidad para establecer relaciones interpersonales.
  • Habilidades organizativas.
  • Capacidad para trabajar bajo presión.
  • Capacidad para manejar varias tareas a la vez.
  • Capacidad para trabajar de manera independiente.
Calificación y Experienca Requeridas: 
  • Licenciatura en Relaciones Internacionales, u otra disciplina similar.
  • Se considerará como una ventaja tener certificado en gestión o manejo de eventos.
  • Poseer experiencia en:

a)     Redacción de Informes y en prestación de servicios de apoyo administrativo

b)     Haber trabajado en un entorno protocolar; y/o

c) Se considerará un elemento a favor, poseer experiencia de trabajo en una organización internacional o intergubernamental.

Remuneracion y Beneficios: 
  • Remuneración mensual: $7,720.44 Dólares Trinitarios (exento de impuestos).
  • Seguro Médico Grupal.
Documentación requerida: 

Los candidatos tienen que presentar los siguientes documentos para su consideración:

  1. Currículum Vitae completo;.
  2. Título universitario.
  3. Certificados de dominio de idiomas (no de su lengua materna).
  4. Nombres de tres (3) personas que puedan dar referencias y la correspondiente información de contacto de las mismas.
Notas: 

EVALUACIÓN:

La evaluación de los candidatos calificados para este puesto incluirá una entrevista para valorar la competencia, una evaluación del dominio de idiomas y un ejercicio práctico.

PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD:

Los solicitantes deberán completar el Formulario Resumen del Perfil Profesional del Solicitante que se incluye con la vacante en el sitio web. De no completar el Formulario Resumen del Perfil Profesional del Solicitante, la solicitud  será  automáticamente descartada.  Se debe usar Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader DC para llenar el formulario, no usar ningún otro tipo de programa.

 

Las solicitudes deberán dirigirse a:

 

Dr.  June Soomer

Secretary General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

Y enviarse por correo electrónico a: hrcontact@acs-aec.org

 

La descripción del puesto de trabajo que se ofrece más arriba esboza la índole y el nivel de las tareas que le son asignadas en condiciones normales a este puesto. Esta descripción no constituye una lista exhaustiva de dichas tareas. Se podrán asignar deberes adicionales según la necesidad para el funcionamiento eficaz de la Asociación.

 

Solo se aceptarán las solicitudes recibidas por correo electrónico.  El tamaño del email no debe exceder 5 MB.

 

Debido al elevado volumen de  solicitudes recibidas, solo los candidatos preseleccionados serán contactados para una entrevista. De igual forma, estos candidatos serán informados del resultado final del proceso de selección.

Nivel: 
Personal temporal
Título del Trabajo: 
Asistente de Unidad, Oficina de Conferencia y Protocolo
Fecha tope para el recibo de la solicitud: 
26 Mayo 2017