Puesto Vacante - Asistente de Unidad, Conferencia y Protocolo

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Se invita a los ciudadanos de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la AEC que estén interesados y adecuadamente calificados a presentar sus aplicaciones para ocupar el siguiente puesto en la Asociación de Estados del Caribe.

Reporting to: 
Oficial de Conferencia y Protocolo
Tipo de designación: 
Tiempo completo
Duration of appointment: 
18 months
Deberes y Responsabilidades: 
  • Preparar cartas, notas verbales, notas circulares, correos electrónicos o cualquier otro tipo de documentos, en dos de los idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (según corresponda) y darle seguimiento a la correspondencia enviada;

 

  • Brindar apoyo logístico, incluyendo la preparación de documentos presentados para todas las reuniones y actividades bajo el ámbito de la Unidad de Conferencia y Protocolo de conformidad con las políticas, procedimientos y estándares de la AEC;

 

  • Preparar traducciones de cortesía de documentos relacionados con la Unidad;

 

  • Administrar y mantener registros físicos y electrónicos asignados a la Unidad de acuerdo con las políticas, procedimientos y estándares de la AEC;

 

  • Copiar y transmitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;

 

  • Enviar correspondencia relacionada con el trabajo de la Unidad vía correo postal,  mensajería, en persona o correo electrónico, cuando se le solicite y dar seguimiento según sea necesario;

 

  • Gestionar los mensajes por correo electrónico y dar seguimiento según sea necesario;

 

  • Coordinar citas oficiales y gestionar  la agenda oficial del Oficial de Conferencia y Protocolo de manera puntual, diplomática y minuciosa, suministrando confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los involucrados;

 

  • Preparar dossiers para las misiones oficiales del Oficial de Conferencia y Protocolo, en coordinación con otras Direcciones, Oficiales, instituciones relacionadas y/o personal según sea necesario;

 

  • Preparar los reclamos del Impuesto al Valor Agregado (IVA) para el Oficial de Conferencia y Protocolo;

 

  • Asistir al Asesor/a Político/a en los asuntos personales que éste requiera, en una capacidad oficial dentro de los parámetros de la organización;

 

  • Representar a la AEC en reuniones, eventos, talleres y conferencias oficiales según se le designe;

 

  • Asistir con las obligaciones de la recepción para relevar a la persona encargada  durante su  horario de receso o en su ausencia de la oficina;

 

  • Asistir con el envío y monitoreo de las solicitudes de traducción;

 

  • Asistir con la coordinación de contratistas externos para eventos de la AEC (hotel, servicios de interpretación, transporte, etc.);

 

  • Asistir con algunos aspectos de los deberes del Oficial de la Conferencia y Protocolo en su ausencia

 

 

 

CALIFICACIONES MÍNIMAS Y EXPERIENCIA:

 

  • Título universitario en campos relacionados con Relaciones Internacionales u otras áreas relevantes;
  • Certificado profesional en Gerencia de eventos se considerará como una ventaja.

Experiencia:

  • Al menos seis meses de experiencia trabajando en un entorno protocolar;

 

  • Experiencia laboral en una organización internacional o regional será considerada como una ventaja.

 

 

 

 

CONOCIMIENTO Y COMPETENCIAS:

 

  • Excelentes capacidades, tanto orales como escritas, en dos (2) de los idiomas oficiales de la Asociación;
  • Habilidades interpersonales sólidas;
  • Capacidad para trabajar bajo presión en un ambiente multicultural;
  • Aptitudes excelentes para la organización, planificación y gestión del tiempo;
  • Profesionalismo;
  • Meticuloso;
  • Habilidad para trabajar de forma independiente;
  • Destreza para trabajar en equipo y colaborar con otros; 
  • Buen conocimiento de la Suite Ofimática de Microsoft.

 

 

PAQUETE DE REMUNERACIÓN:

 

  • Salario Mensual de US$1,206.32 (exento de impuestos);
  • Plan de Seguro Médico Grupal.

 

 

EVALUACIÓN:

 

La evaluación de los candidatos calificados para este puesto incluirá una entrevista basada en competencias,  evaluación de dominio de idioma y un ejercicio de evaluación.

Documentación requerida: 

Currriculum vitae. University degree certificate. Language Certificates (not in first language). Names of three referees and contact information.

Nivel: 
Personal temporal
Título del Trabajo: 
Asistente de Unidad, Conferencia y Protocolo
Fecha tope para el recibo de la solicitud: 
10 Mayo 2019