ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A (PASANTE)

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A 

Buscamos un asistente trabajador y dedicado que se encargue de las tareas administrativas y de oficina para garantizar la eficacia y el buen funcionamiento de la oficina de nuestra Unidad. El asistente proporciona un apoyo fiable al responsable de comunicación, se encarga de las tareas básicas de oficina y supervisa las operaciones de la oficina para aumentar la eficiencia y la calidad.

Un asistente exitoso es dedicado, trabajador y tiene una gran atención al detalle. Debe tener excelentes habilidades de comunicación, interpersonales y organizativas.

 

RESPONSABILIDADES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A

  • Gestionar la correspondencia por correo electrónico y hacer el seguimiento necesario;
  • Enviar la correspondencia relacionada con el trabajo oficial de la unidad por correo, mensajería, en mano y/o por correo electrónico cuando se solicite y hacer el seguimiento necesario;
  • Prestar asistencia administrativa, como escribir y editar correos electrónicos, redactar memorandos y preparar comunicaciones en nombre del ejecutivo,
  • Ayudar en el mantenimiento de registros completos y precisos,
  • Ayudar en la organización de reuniones, incluyendo la programación, el envío de recordatorios,
  • Copiar y remitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría,
  • Gestionar la agenda del ejecutivo, incluyendo la concertación de citas y la priorización de los asuntos más delicados,
  • Concertar citas oficiales y gestionar la agenda oficial del oficial de comunicación de manera oportuna, diplomática y concienzuda, proporcionando confirmaciones, arrepentimientos y recordatorios a todos los interesados,
  • Participar en la gestión de una base de datos
  • Tomar notas en las reuniones a las que asista el oficial de comunicación y archivar la información

 

  REQUISITOS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A:

  • Estar actualmente matriculado en un programa de grado pertinente (es decir, gestión, administración de oficinas, administración de empresas, secretariado u otras áreas pertinentes, etc.) en un instituto de educación superior en el Caribe;
  • Un diploma de escuela secundaria;
  • Conocimiento práctico y experiencia en procedimientos y sistemas administrativos y de oficina;
  • Un buen dominio de los ordenadores;
  • Familiaridad con los equipos de oficina;
  • Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales;
  • Excelentes habilidades de planificación, organización y gestión del tiempo;
  • Buena capacidad de análisis, resolución de problemas y pensamiento crítico;
  • Interés y motivación por trabajar en una organización internacional/regional;
  • Persona extrovertida y con iniciativa, con una mentalidad orientada a los objetivos;
  • Ambicioso, instintivo y auto motivado. Solucionador de problemas;
  • Se comunica eficazmente cuando trabaja en equipo y de forma independiente;
  • Buena en la organización y estructuración de diversas tareas y responsabilidades;
  • Responde positivamente a la retroalimentación y a los diferentes puntos de vista;
  • Enfrenta el trabajo constantemente con energía y una actitud positiva y constructiva;
  • Orientado a los resultados, capaz de cumplir con los objetivos/plazos.

 

 

Por favor leer el documento adjunto para mayor información.

Fecha tope para el recibo de la solicitud: 
29 Agosto 2022