Announcement of Vacancy - Unit Assistant

Anuncio de Plaza Vacante: 

Se invita a los ciudadanos de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la AEC que estén interesados y que tengan las calificaciones adecuadas a que presenten sus solicitudes para ocupar el siguiente puesto en la Asociación de Estados del Caribe.

Reporting to: 
Oficial de Comunicaciones
Tipo de designación: 
Tiempo completo
Duration of appointment: 
11 meses
Deberes y Responsabilidades: 
  • Monitorear los medios de comunicación locales (prensa escrita, radio y televisión) en búsqueda de material relevante para la AEC. Este material deberá ser recortado y escaneado para envío a las partes interesadas.
  • Diseñar las  Publicaciones Oficiales de la AEC incluyendo Boletines, Folletos y Revistas.
  • Mantener y actualizar una base de datos de información de contacto de los medios de comunicación, los Oficiales de Comunicación de  las Oficina de Relaciones Exteriores , los Servicios de Información Gubernamentales y otros grupos pertinentes, en Trinidad y Tobago y la región de la AEC.
  • Prestar apoyo logístico, incluyendo la preparación de documentos para todas las reuniones, ceremonias de firma y  visitas Oficiales, etc.,   bajo el ámbito de la Unidad de Comunicaciones.
  • Conceptualizar y diseñar infografías y logotipos.
  • Editar videos para promover a la AEC y su trabajo.
  • Colaborar en la preparación de comunicados de prensa relacionados con las reuniones de la AEC, ceremonias de firma y visitas Oficiales a la Secretaría.
  • Redactar  cartas, faxes, notas verbales, circulares, mensajes por correo electrónico o cualquier otro tipo de documentos, en los idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (según corresponda).
  • Traducir documentos cortos.
  • Archivar documentos en formato electrónico o impresos relacionados con la Unidad.
  • Copiar y transmitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría.
  • Despachar la correspondencia vía correo electrónico, mensajería, en persona, por fax y/o correo electrónico cuando se le solicite.
  • Gestionar los mensajes por correo electrónico, como se requiera.
  • Coordinar citas y gestionar  la agenda del Oficial de Comunicaciones de manera puntual y previsora, ofreciendo confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los involucrados.
  • Preparar dossiers para las misiones oficiales del Oficial de Comunicaciones, estableciendo coordinación con otros Directores y funcionarios según sea necesario.
  • Preparar los reclamos del IVA y combustible para el Oficial de Comunicaciones.
  • Colaborar en el seguimiento de las solicitudes de reclamos médicos del Oficial de Comunicaciones  ante la Unidad de Recursos Humanos.
  • Asistir al Oficial de Comunicaciones  en los asuntos personales que éste requiera, dentro de los parámetros de la organización.
  • Participar en eventos, seminarios, talleres y conferencias cuando se le solicite.
  • Colaborar con las obligaciones de la recepción para relevar a la persona encargada  durante su  horario de receso o en su ausencia.
  • Desempeñar otros deberes administrativos generales que le sean asignados por el Oficial de Comunicaciones.
Funciones: 

Bajo la dirección del Oficial de Comunicaciones, el titular del puesto fungirá como Asistente del Oficial de Comunicaciones, prestando servicios generales.  

Calificación y Experienca Requeridas: 
  • Título universitario en Relaciones Internacionales, Mercadotecnia, Comunicaciones, Relaciones Públicas y/o en otra área pertinente.
  • Seis meses de experiencia mínima  en la prestación de servicios de apoyo administrativo.
  • Experiencia en el uso de un rango de canales de redes sociales dentro del contexto profesional.
  • Experiencia en el uso de Adobe Design Suite (Premiere Pro, Illustrator, Photoshop.)
  • Se considerará un elemento a favor que el candidato posea experiencia internacional, ya sea en alguna organización internacional, organización intergubernamental o gracias a la participación en negociaciones internacionales.

CONOCIMIENTO Y COMPETENCIAS:

  • Los idiomas inglés, francés y español son las lenguas oficiales de la AEC. Para el puesto que se anuncia, el candidato tiene que poseer excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en dos de los idiomas oficiales de la Asociación. Se requiere fluidez en uno de los idiomas oficiales (que no sea la lengua materna). Se deberán adjuntar los certificados sobre la competencia lingüística correspondientes.  El conocimiento práctico de un tercer idioma será considera como un aspecto favorable.
  • Excelente dominio de MS Office Suite.
  • Conocimiento sólido de Adobe Creative Suite
  • Sólida capacidad para establecer relaciones interpersonales.
  • Habilidades organizativas.
  • Capacidad para trabajar bajo presión.
  • Capacidad para realizar múltiples tareas.
  • Capacidad para trabajar de manera independiente.
Remuneracion y Beneficios: 
  • Remuneración mensual: $7,720.44 Dólares Trinitarios (exento de impuestos).
  • Seguro Médico Grupal.
Notas: 

EVALUACIÓN:

La evaluación de los candidatos calificados para este puesto incluirá una Entrevista para valorar la Competencia, Evaluación del Dominio de Idiomas y un Ejercicio de Evaluación. 

PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD:

Los candidatos deberán  presentar los siguientes documentos para su consideración:

  1. Currículum Vitae completo, indicando su nacionalidad;
  2. Certificado de Título universitario;
  3. Certificados de Competencia Lingüística (de idioma extranjero no materno);
  4. Nombres de tres personas que puedan dar referencias y la información de contacto de las mismas.
  5. Un pequeño Portfolio de trabajo de diseño gráfico/edición de video realizado.

Las personas que deseen aplicar para el puesto,  deberán completar el Formulario de Resumen del Perfil Profesional del Solicitante que se incluye en el sitio web junto al aviso de la vacante.  La solicitud será rechazada automáticamente sino se completa este Formulario.

 

Las solicitudes deberán dirigirse a:

Dra.  June Soomer

Secretaria  General

Asociación de Estados del Caribe

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

Y enviarse por correo electrónico a: hrcontact@acs-aec.org

 

Los detalles anteriores describen la naturaleza y el nivel de las tareas que normalmente se le asignan a este puesto.  Esta descripción no constituye una lista detallada de dichas tareas.  De acuerdo a las necesidades, se le podrían asignar deberes adicionales para el buen funcionamiento de la Asociación.

 

Únicamente se aceptarán las solicitudes recibidas por correo electrónico.

 

Debido al alto número de solicitudes recibidas, solamente nos pondremos en contacto para entrevista con los candidatos de la lista corta.  Estos candidatos también serán notificados del resultado final del proceso de selección. 

Nivel: 
Personal temporal
Título del Trabajo: 
Asistente de Unidad - Oficial de Comunicaciones
Fecha tope para el recibo de la solicitud: 
21 Abril 2017