Article 1: Définitions: Dans le cadre du présent Règlement de fonctionnement on adoptera les définitions de l’article I de la Convention créant l’Association des Etats de la Caraïbe, ci-devant appelée « Convention ».

Conformément aux dispositions de l’Accord No. 4/96 approuvé par le Conseil des ministres, on tiendra également compte des définitions suivantes :

« Fonds spécial » : signifie le Fonds spécial créé conformément aux dispositions de l’article XIII de la Convention.

« Autorités du Fonds » : représente les quatre autorités mentionnées dans l’annexe I de l’Accord No. 4/96 approuvé par le Conseil des ministres.

« Conseil des représentants nationaux du Fonds » : signifie l’autorité constituée des délégués de haut niveau des Etats membres et membres associés de l’AEC, des Présidents des Comités spéciaux et du Secrétaire général de l’AEC, conformément aux dispositions de l’Accord 4/96 annexe I, article 4, ci-devant nommé « Conseil du Fonds »

Article 2: Application: Ce Règlement de fonctionnement régira les fonctions et décisions des autorités du Fonds.

Article 3: Divers: Les éléments qui ne figurent ni dans la Convention ni dans ce Règlement seront résolus par le Conseil des ministres.

Article 4: Hiérarchie: En cas de conflit entre une disposition faisant l’objet de ce Règlement et la Convention, c’est cette dernière qui fera foi.
 
 

II. COMPOSITION DU CONSEIL DE DIRECTION

Article 5 : Membres du Conseil de direction: se réfère à l’organe constitué de cinq (5) membres, représentants des Etats membres et membres associés de l’Association. Le Conseil de direction devra être formé au moins de trois (3) états.

Les membres seront élus parmi les représentants du Conseil du fonds, conformément aux dispositions de l’Annexe I chapitre 4iii de l’Accord No. 4/96.

Le Conseil de direction englobera les postes suivants :

Président

Premier vice-président

Deuxième vice-président

Troisième vice-président

Rapporteur

Le Conseil du Fonds élira chaque année les membres du Conseil de direction lors d’une réunion ordinaire. Ces derniers ont la possibilité d’être réélus au même poste ou à un poste différent, pour une seule période d’une durée identique.

Les membres du Conseil de direction resteront en poste jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus et ils exerceront ces fonctions lors des réunions.

Article 6. Participation des représentants des Etats membres et membres associés au Conseil de direction: Le critère fondamental régissant l’élection des membres du Conseil de direction sera le besoin d’assurer un haut niveau de spécialisation et d’expérience, et l’application des deux principes de distribution géographique et de représentation linguistique.
 

III. FONCTIONS ACQUITTEES PAR LES AUTORITES DU FONDS

Article 7. Conseil des ministres: Il s’agit de la plus haute autorité du Fonds spécial, qui aura à sa charge de déterminer le cadre général des programmes qui bénéficieront d’un financement du Fonds spécial. Le Conseil du Fonds et le Comité pour le développement du commerce et des relations économiques extérieures aideront le Conseil des ministres, avec l’aide du Secrétariat, à établir le cadre général conformément aux dispositions de l’article XIII de la Convention et l’annexe I chapitre 4.1.i de l’Acord No. 4/96.

Article 8. Conseil de direction: il exercera les fonctions de Conseil du fonds au sein du Conseil des ministres. Outre celles figurant dans ce Règlement, les membres du Conseil de direction s’acquitteront des fonctions suivantes :

1. Président :

a) Déterminer, en collaboration avec le Secrétariat, les thèmes de l’ordre du jour pour les sessions des réunions.

b) Présider les sessions et soumettre à la considération du Conseil du Fonds les sujets faisant l’objet de l’ordre du jour.

c) Inviter les représentants à prendre la parole selon l’ordre de la demande.

d) Rappeler à l’ordre tout représentant qui s’éloignera du sujet en question.

e) Etablir les questions qui feront l’objet des discussions.

f) Mettre au vote les sujets en considération impliquant la prise d’une décision et faire part des décisions basées sur le scrutin.

g) Coordonner, en collaboration avec le Secrétariat, l’appui nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

h) Lorsque le Président du Conseil de direction arrivera à la fin de ses fonctions, ce dernier présentera un rapport d’activités correspondant à la période de fonction au nouveau Conseil de direction élu par le Conseil du Fonds.

i) Coordonner et adopter, avec l’autorisation du Secrétariat, les mesures de suivi appropriées aux activités des Etats membres, Membres associés, autres Etats, organisations gouvernementales, organisations non-gouvernementales, organisations internationales, régionales, sous-régionales et du secteur privé concernés par les projets en cours, voire ce dont l’exécution puisse être avancée.

j) En cas d’absence temporaraire du Président à une séance, soit totalement, soit partiellement, le vice-président correspondant en assumera le fonction.

2. Vice-présidents

Les vice-présidents exerceront les mêmes fonctions que le Président.

En cas de démission du Président ou lorsque ce dernier ne sera pas en mesure de terminer son mandat, et à condition que l’Etat membre ou membre associé n’ait pas désigné de successeur, le Conseil do fonds nommera un des vice-présidents qui occupera le poste de Président ad intérim.

3. Rapporteur

a) Présenter au Conseil du Fonds le rapport de chaque réunion avec l’accord préalable des autres membres du Conseil de direction.

b) Rédiger les actes des sessions et présenter les projets de résolution issus des délibérations.

c) Présenter lors des sessions plénières les motions proposées, les résolutions et actes lorsque le Président le jugera convenable.

Coordonner, en collaboration avec le Secrétariat, l’appui nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

En cas d’absence du Rapporteur, le Conseil des Représentants nationaux du Fonds désignera un de ces membres qui agira en cette qualité à la réunion concernée.

Article 9. Conseil du Fonds: Il s’agit de l’autorité chargée de la réception, de l’évaluation et de la sélection des projets proposés. C’est aussi l’autorité au sein du Fonds qui autorise l’attribution des moyens financiers correspondants.

L’évaluation et la sélection des projets se feront conformément aux critères administratifs et techniques ci-après :

a) Les projets s’inséreront dans le cadre des Zones Prioritaires de l’Association.

b) Leur durée de réalisation ne dépassera pas trois ans.

c) Les projets concerneront au moins cinq pays de l’Association.

d) Les projets feront mention, de manière concrète, du public auquel ils s’adressent

e) Les projets établiront l’origine et le montant des ressources supplémentaires ou partagées.

f) La viabilité du projet sera évidente en fonction de la capacité technique, administrative et économique du demandeur et de l’exécuteur.

Article 10. Autres fonctions du Conseil du Fonds: Outre les responsabilités qui figurent dans le présent Règlement de fonctionnement, et les autres décisions du Conseil des ministres, le Conseil du Fonds s’acquittera des fonctions suivantes :

a) Présenter un rapport annuel des activités réalisées au Conseil des ministres.

b) Faire des recommandations au Conseil des ministres relatives à la réalisation de travaux et d’activités de soutien à l’exécution des mandats et fonctions qui lui seront attribués.

c) Exécuter les mandats que lui confiera le Conseil des ministres.

d) Faire des recommandations au Conseil des ministres quant à la planification, la programmation, le budget, la gestion, le suivi et l’évaluation des projets et activités qui seront réalisés.

Article 11. Fonctions du Secrétariat: Le Secrétariat est l’autorité chargée de la réception de propositions de projets qui seront présentées au Conseil du Fonds, celles-ci devant être accompagnées des pièces justificatives suivantes :

a) Un compte-rendu du Fonds Spécial

b) un certificat de disponibilité budgétaire pour l’attribution de ressources conformément aux projets choisis.

c) Avis consultatif à propos des aspects suivants :

1) Exécution de chacun des pré-requis établis dans le Manuel de méthodologie de présentation de projets

2) Mise en oeuvre des critères de sélection de projets.

Si la proposition n’est pas conforme aux critères établis dans ce Règlement et dans le Manuel de présentation de projets, le Secrétariat en fera part immédiatement à l’intéressé ainsi qu’au Conseil de direction du Conseil du Fonds.

Article 12. Autres fonctions du Secrétariat: Outre les responsabilités citées dans ce Règlement de fonctionnement et d’autres décisions du Conseil des ministres, le Secrétariat s’acquittera des fonctions suivantes :

a) Aider le Président du Conseil de direction, en ce qui concerne des mesures de suivi nécessaires aux activités visées au paragraphe 1, alinéa 1) de l’article 8 du présent Règlement.

b) Etudier de manière périodique le déroulement des projets, évaluer leur développement et faire des recommandations qu’il jugera pertinentes aux autres autorités du Fonds.

c) Préconiser aux autres autorités du Fonds l’appel d’offres spéciales, qui pourraient être comprises dans les programmes de l’Association.

d) Aider le Conseil du Fonds et le Comité de développement du commerce et des relations économiques extérieures, dans les activités spécifiques pour lesquelles le Conseil des ministres a sollicité sa collaboration afin d’établir le cadre général des programmes qui seront financés par le Fonds spécial conformément aux dispositions de l’Article XIII de la Convention et Article 7 de présent Règlement de fonctionnement.

e) Aider le Conseil de direction dans l’exercice de ses fonctions.

f) Mettre en œuvre les résolutions adoptées par le Conseil du Fonds.

g) Etablir les mécanismes nécessaires afin d’assurer la coordination intégrale des activités et décisions des autres autorités du Fonds spécial.

IV. REUNIONS

Article 13. Réunions du Conseil du Fonds: Pour l’organisation des réunions du Conseil du Fonds, les règles de procédure du Conseil des ministres établies dans l’Annexe I de l’Accord No. 9/95 seront appliquées.

Les cas non prévus dans la Convention, l’Annexe I de l’Accord No. 9/95 et le présent Règlement de fonctionnement, seront résolus par le Conseil des ministres.

Article 14. Actions du Conseil du Fonds: Toutes les décisions prises lors des sessions des réunions du Conseil du Fonds figureront dans les Résolutions.

Article 15. Discussions et Votes: Les décisions ayant trait à la sélection, l’adoption ou le rejet des projets seront prises à la majorité des voix des membres présents.

Les questions de procédure seront résolues par la voix majeure de deux tiers des membres votants presents.

Article 16. Communication des résultats de l’évaluation des projets: Le Secrétariat informera les personnes directement concernées des décisions concernant la sélection, l’adoption ou le rejet des projets présentés. A cet effet il remettra une copie des actes émis au demandeur.
 
 

V. PROJETS

Article 17. Catégories de projets: Quatre (4) catégories de projets seront identifiées en fonction du montant du financement demandé. Elles sont :

a) Catégorie A. Projets dans tous les domaines dont le budget ne dépasse pas $75 000,00 dollars américains.

b) Catégorie B. Projets dans tous les domaines dont le budget est compris entre $75 001,00 et $1000 000 dollars américains

c) Catégorie C. Projets dans tous les domaines dont le budget s’élève à une valeur comprise entre $100 001,00 et $200 000,00 dollars américains.

d) Catégorie D. Projets dans tous les domaines dont le budget est supérieur à $200 001,00 dollars américains.

Article 18. Acquisition de biens: Au cas où le projet comprendrait la possibilité d’acquérir de biens, ces derniers ne pourront pas dépasser 15% du coût de la réalisation du projet et si la valeur des biens dépasse le montant de US $20 000, un processus de licitation, compte tenu des prévisions de l’Annexe I chapitre 6.2 de l’Accord No. 4/96.

La responsabilité de l’acquisition des biens sera à la charge de l’exécuteur du projet qui devra respecter les normes de internationales de qualité, de fonctionnement, et de garantie des biens.

Article 19. Qui peut présenter un projet: Conformément aux dispositions de l’Annexe I chapitre 6.1 de l’Accord No. 4/96, pourront présenter des projets :

a) Les Etats membres et membres associés de l’Association, par l’intermédiaire de leurs Représentants nationaux devant le Conseil du Fonds.

b) Les Etats, pays ou territoires ayant accédé au statut d’Observateur, par le Conseil des ministres.

c) Tout Etat, pays ou territoire qui n’appartient pas à l’Association ou qui ne bénéficie pas du statut d’Observateur, qui présentera des projets dont le sujet est compris dans les domaines de compétence des Comités spéciaux ou Groupes techniques, à condition qu’il prenne en charge au moins 50% du financement du projet.

d) Les Organismes internationaux de type intergouvernemental à condition qu’ils prenne en charge au moins 50% du financement du projet.

e) Les Comités spéciaux de l’AEC par l ’intermédiaire de leurs Présidents.

Article 20. Qui peut réaliser un projet: les projets approuvés pourront être exécutés par des entités différentes de celles qui ont présenté le projet et qui seront engagées par le demandeur. Le Conseil du Fonds déterminera le degré de responsabilités du demandeur et de l’exécuteur devant l’Association.

Le demandeur devra désigner ou engager en tant qu’exécuteur du projet une institution ou entité, publique ou privée, dans un Etat membre ou membre associé, un territoire de la région, un Etat hors de la région, une organisation gouvernementale, intergouvernementale de type national, bilatéral ou multilatéral respectivement, ou non-gouvernementale de type international.

La désignation et/ou engagement visés aux paragraphes précédents ne seront plus valables lorsque les projets sous sa responsabilité ne répondront plus à leurs objectifs.

Le demandeur devra désigner un responsable de l’exécution du projet de pleine capacité juridique. Ce dernier sera le contact de l’Association pour tous les questions relatives à la réalisation du projet.

Article 21. Sélection et engagement de l’exécuteur du projet: La sélection et l’engagement de l’exécuteur seront une responsabilité du demandeur, après l’approbation du Secrétariat général, sauf dans ces cas où la proposition serait formulée dans un Etat membre. La sélection se fera sur un minimum de trois candidats, conformément aux dispositions de l’Article 20 du présent Règlement de fonctionnement.

Une fois la sélection faite par le demandeur, ce dernier devra remettre au Secrétariat un rapport sur le processus de sélection et les caractéristiques d’expérience et d’aptitude.

Le demandeur devra souscrire un contrat avec l’entité exécutrice, qui devra être signé en trois originaux d’une validité égale, un desquels sera remis au Secrétariat de l’Association, par le demandeur, avec au moins vingt (20) jours ouvrables avant le commencement du projet. Le contrat devra préciser les aspects suivants :

a) Objet

b) Mandat, particulièrement les objectifs à réaliser, l’impact du projet, les bénéficiaires directs et indirects et méthode.

c) Lieu d’engagement et siège de la réalisation.

d) Délai de réalisation des travaux

e) Rapports périodiques d’exécution et Rapport final

f) Coût du travail entrepris

g) Mode de paiement

h) Monnaie

i) Taxes

j) Sélection des surveillants

k) Responsabilité de l’exécuteur quant à l’engagement de personnel et non engagement de l’Association

n) Résiliation du contrat

o) Siège des effets juridiques.

Article 22. Ressources partagées: Lors de l’évaluation on tiendra compte de l’origine et du montant des ressources partagés présentés par le demandeur.

Au cas où la valeur du projet dépasserait $200 001,00 dollars américains, un financement allant jusqu’à $120 000,00 dollars américains, du montant intégral.

Article 23. Coût total du projet : Le coût du projet résultera du coût de la réalisation y compris son évaluation, le coût d’administration et celui de l’audit, lorsque ce dernier sera requis.

Le coût de l'Administration et de l'Audit ne pourra pas excéder le 10% du coût de l'exécution du projet.

Le coût de la Gestion et de l’Audit ne pourra dépasser 10% du coût de l’exécution du projet.

VI. PROJETS APPROUVES

Article 24. Responsabilités du demandeur: Suite à l’adoption des projets par l’exécution de Résolutions de la part du Conseil du Fonds, le demandeur sera dans l’obligation de souscrire avec le Secrétaire général, en sa fonction de représentant légal de l’Association et en tant que gestionnaire du Fonds spécial, une Convention dans laquelle seront précisés les aspects suivants :

a) Conditions de réalisation du projet approuvé

b) Objet

c) Mandat, en particulier les objectifs à réaliser, l’impact du projet, les bénéficiaires directs et indirects et la méthode

d) Coût

e) Mode de versement du montant du financement

f) Délai d’exécution

g) Responsabilités de chaque partie

h) Procédure de sélection et d’engagement lorsque l’exécuteur est une personne ou une entité autre que le demandeur.

i) Rapports périodiques d’exécution et Rapport final

j) Sélection des surveillants de la réalisation

k) Résiliation

l) Siège de tous les effets juridiques

Article 25. Versements: L’adoption des projets par l’exécution de Résolutions de la part du Conseil du Fonds autorisera le Secrétaire général à effectuer les versements au nom du représentant légal de l’exécuteur, conformément aux montants et dans les délais prescrits.

Article 26. Versements périodiques: Tout paiement sera effectué une fois que le représentant légal de l’agence exécutrice a fourni les pièces justificatives qui constitueront la preuve que le paiement a été effectué et lorsqu’il s’agit de biens et services, que ces derniers ont été reçues.

Article 27. Contrôle du déroulement du projet: Le Secrétariat effectuera un contrôle en se servant d’une Base de données qui enregistrera toutes les étapes du déroulement des projets, les résultats atteints et ceux en cours ainsi que le versement et la vérification des comptes.

Article 28. Evaluation des résultats de la réalisation des projets: Lorsqu’un projet a été réalisé, le Secrétariat, en collaboration avec le demandeur du projet, devra préparer un rapport de fin et d’évaluation finale pour déterminer le degré de réalisation des bénéfices espérés, qui sera examiné par le Conseil du Fonds.

Si le demandeur est aussi l’exécuteur du projet, le Secrétariat devra engager un expert pour réaliser l’évaluation simultanément. Le coût qui en résultera devra être précisé conformément aux dispositions de l’Article 24 du présent Règlement..
 

VII. RESSOURCES DU FONDS SPECIAL ET GESTION ADMINISTRATIVE

Article 29. Origine des ressources: Le Fonds spécial sera constitué de ressources pouvant être apportées sur une base volontaire par les Etats membres, non-membres ou toute autre entité, conformément à l’Article XIII de la Convention.

Les entités pourront être un membre associé, observateur, les territoires de la région, les Etats hors de la région et les organisations gouvernementales, intergouvernementales de type national, bilatéral ou multilatéral, respectivement, et non gouvernementales de type international, conformément aux dispositions de l’Article XIII de la Convention et l’Annexe I chapitre 5.1 de l’Accord No. 4/96.

Article 30. Contributions: Les contributions se feront en dollars américains ou en d’autres devises facilement convertibles et seront versées sur le compte bancaire ouvert par le Secrétariat à cet effet, selon la procédure établie dans l’Annexe I chapitre 5.0 de l’Accord No. 4/96.

Article 31. Gestion: Le Secrétariat administrera les ressources du Fonds spécial et vise à en tirer le plus de profit possible, les plaçant dans des institutions financières de haut niveau qui offrent les conditions les plus favorables, après autorisation du Conseil de direction.

Article 32. Période financière: La période financière du Fonds spécial sera d’une année civile qui commence le 1er janvier et qui prend fin le 31 décembre de la même année.

Article 33. Budget: Le budget estimé pour couvrir les recettes et les dépenses de l’année financière, programmé en dollars américains, sera présenté au Conseil du Fonds par le Secrétariat, chaque fois que les autorités du Fonds se réuniront pour prendre une décision sur la sélection et l’adoption des projets présentés.

Article 34. Allocation des ressources : Les ressources du Fonds spécial pourraient alloués seulement lorsqu’ils sont couverts par les recettes nécessaires. Les ressources ne seront pas alloués s’il n’existe pas de disponibilité budgétaire.
 
 

Article 35. Ressources non allouées : A la fin d’une période financière, le Secrétaire général devra transférer les ressources non alloués à la période financière suivante.

Article 36. Rapport financier : Le Secrétaire général présentera un rapport annuel sur la gestion du Fonds au Conseil du Fonds. le rapport comprendre les aspects suivants conformément à l’Annexe I chapitre 7 de l’Accord No. 4/96

a) Les contributions reçues et les versements effectués durant la période financière.
b) Bilan financier
c) Exercice budgétaire
d) Le montant des intérêts accumulés
 

Article 37. Audit: Les comptes du Fonds spécial seront soumis aux dispositions de l’Annexe I chapitre 7 de l’Accord No. 4/96.

Chaque projet doit comprendre un chapitre relatif au financement de :

a) L’évaluation, lorsque le demandeur n’est pas l’exécuteur..

b) La gestion du projet.

Le budget du Secrétariat ne pourra être utilisé pour financer une relative à la gestion de projets ou du Fonds spécial..

VIII. DISPOSITIONS FINALES

Article 38. Autres documents : Les directives, modèles d’accords de financement, contrats et certificats de disponibilité budgétaire, entre autres, qu’établira le Secrétariat et qu'approuvera le Conseil de direction, dans l’exercice de ses fonctions en tant qu’autorité du Fonds spécial et gestionnaire des ressources du Fonds spécial, seront annexés au présent Règlement de fonctionnement.

Article 39. Amendements : Ce Règlement de fonctionnement ne peut être modifié par le Conseil du Fonds, par consentement.

Article 40. Entrée en vigueur : Le présent Règlement de fonctionnement entrera en vigueur définitivement, lorsque la procédure établie dans l’Annexe I chapitre 9 de l’Accord No. 4/96 aura été accomplie.