ADOPCION DE LAS REGLAS DE OPERACION DEL FONDO ESPECIAL DE LA ASOCIACION DE ESTADOS DEL CARIBE

El Consejo de Ministros:

El Articulo XIII del Convenio Constitutivo;

El Acuerdo 7/95 que instruye al Secretario General de la AEC para presentar una propuesta que dé sustento a la creación del Fondo Especial;

Adoptar las Reglas de Operación del Fondo Especial de la Asociación de Estados del Caribe conforme se presentan en el Anexo 1

2. Instruir a la Secretaría a que prepare un proyecto del Manual de metodología pare la presentación de proyectos y del Reglamento operativo y los presente a la consideración del Consejo de Representantes Nacionales del Fondo en su primera reunión de 1997.

1. Definición

El Fondo Especial de la Asociación de Estados del Caribe (en adelante denominados como Fondo y Asociación respectivamente) se establece de conformidad con lo dispuesto por el Artículo XIII del Convenio Constitutivo de la Asociación, suscrito el 24 de julio de 1994, y se constituirá de manera separada e independiente del Presupuesto ordinario de la Asociación.

El funcionamiento del Fondo se basará en los principios de universalidad y no condicionalidad de la cooperación, teniendo en cuenta que la aplicación de políticas discriminatorias es incompatible con los principios y propósitos de la Asociación.

2. Objetivos

El Fondo tendrá como objetivos centrales el financiar aquellas acciones que, de manera clara y decidida, contribuyan a:

a) Fomentar entre los Miembros de la Asociación la cooperación pare el desarrollo, y

b) Profundizar el proceso de integración en la Región.

Para efectos de elaboración y financiamiento de proyectos por parte del Fondo, las áreas prioritarias son las siguientes:

Turismo
Desarrollo del Comercio y Relaciones Económicas Externas
Transporte
Desastres Naturales y Ambientales que afecten a los Miembros de la Asociación
Asuntos de Desarrollo Social, Cultural, Científico y Tecnológico
Protección y Conservación del Medio Ambiente, los Recursos Naturales y del
Mar Caribe
Promoción del Desarrollo de las Pequeñas y Medianas Empresas
Comunicaciones y obtención, intercambio y análisis de información

4. Autoridades del Fondo

El Fondo se regirá a través de las decisiones de las cuatro autoridades que se enuncian a continuación:

i) El Consejo de Ministros.

ii) El Consejo de Representantes Nacionales del Fondo, que estará integrado por delegados de alto nivel de los Países Miembros y Miembros Asociados de la AEC, por los Presidentes de los Comités Especiales y por el Secretario General, quien sólo tendrá voz en las reuniones de la misma.

iii) La Junta Directiva del Fondo.

El Presidente de la Junta Directiva del Fondo se elegirá entre los representantes del Consejo de Representantes Nacionales del Fondo, salvo pare su primer año de trabajo en el que dicho cargo corresponderá al Presidente del Comité Especial de Desarrollo del Comercio y de las Relaciones Económicas Externas.

El Presidente de la Junta Directiva, no podrá ser originario de alguno de los países que formen parte de la Mesa Directiva en funciones del Consejo de Ministros.

iv) La Secretaria General de la Asociación, a quien corresponde la administración del Fondo Especial.

4.1 Competencias de las Autoridades

i) El Consejo de Ministros evaluará cada dos años los resultados de las actividades aprobadas por el Fondo, y de su impacto global en la Región. Asimismo, instruirá al Consejo de Representantes Nacionales del Fondo sobre las orientaciones que deban de darse a las acciones financiadas por el Fondo.

Cualquier controversia que surja en el seno del Consejo de Representantes Nacionales del Fondo será elevada al Consejo de Ministros pare su solución. De igual manera el Consejo de Ministros decidirá sobre todos aquellos asuntos que no se encuentren previstos en el presente documento.

ii) El Consejo de Representantes Nacionales del Fondo recibirá, evaluará y seleccionará los proyectos que sean presentados de conformidad con el procedimiento establecido en el numeral 6.1 del presente documento.

Después de ello, autorizará los recursos financieros correspondientes a cada uno de los proyectos seleccionados, conforme a los calendarios y términos de referencia previstos en los mismos

El Consejo de Representantes Nacionales del Fondo sesionará por lo menos dos veces al año, en ocasión de la Reunión Preparatoria Intersesional y de la Reunión Preparatoria del Consejo de Ministros.

iii) La Secretaria administrará los recursos del Fondo, de conformidad con el reglamento operativo que será aprobado por el Consejo de Representantes Nacionales del Fondo durante su primera Reunión. Antes de ello aplicará dicho reglamento de manera provisional.

Conforme al párrafo anterior, y de requerirse autorización pare financear algún proyecto que se presente durante los periodos entre reuniones del Consejo de Representantes Nacionales del Fondo, que se compruebe que por su naturaleza demanda atención urgente, el Secretario General pare resolver sobre los desembolsos respectivos, deberá recabar la autorización por escrito del Consejo de Ministros, de conformidad con lo previsto en el inciso (h) del Articulo IX del Convenio Constitutivo de la Asociación.

5. Mecanismos Financieros

5.1 Modalidades pare contribuir al Fondo Especial

El Fondo se constituirá por las aportaciones voluntarias de:

Los Estados Miembros, Miembros Asociados, Observadores de la Asociación, Estados no Miembros, Organismos Internacionales o cualquier otra entidad privada o empresa estatal interesada en apoyar programas de cooperación compatibles con los propósitos y objetivos de la Asociación.

Los contribuyentes podrán ofrecer por escrito sus aportaciones, en cualquier momento, al Secretario General de la Asociación, quien lo informará a la Junta Directiva del Fondo.

La Secretaria negociará los términos y modalidades de las aportaciones, y el Secretario General concluirá un acuerdo de contribución al amparo de la autoridad que le otorga el Consejo de Ministros, en el Articulo IX (h) del Convenio Constitutivo. En los periodos que median entre reuniones del Consejo de Ministros, estas autorizaciones podrán otorgarse mediante decisión de su Presidente en consulta con el Presidente de la Junta Directiva del Fondo.

Se aceptarán, como norma general, recursos no reembolsables. El Secretario General negociará acuerdos para obtener recursos reembolsables sólo previa y expresa autorización del Consejo de Ministros.

La Secretaría podrá organizar sesiones concretas de negociación y compromiso e invitar a los contribuyentes potenciales a dichas sesiones. Los contribuyentes podrán, en estas sesiones, conocer el destino de los recursos, conforme se establezca en el Reglamento operativo del Fondo, y con base en la práctica usual de la cooperación internacional, podrán solicitar y tener acceso a información especifica sobre el uso y destino de sus aportaciones.

Las aportaciones se harán en efectivo o en instrumentos pagaderos en efectivo.

Cualquier ingreso que se perciba sobre el producto de dichas aportaciones antes de su utilización en los programas se incorporará a los recursos del Fondo.

Los desembolsos se harán en dólares de los Estados Unidos de América o en otra moneda que se requiera para la ejecución de las actividades dentro del Fondo y de acuerdo con los contratos que se establezcan para la ejecución de los proyectos aprobados.

Una vez aprobado el proyecto, las pérdidas y ganancias financieras y cambiarias serán asumidas por el presupuesto autorizado del proyecto correspondiente.

Cada aportación se denominará y pagará en dólares de los Estados Unidos de América o en la moneda del contribuyente, siempre y cuando dicha moneda se convierta libre y totalmente en dólares, o bien una parte en dólares y una parte en otra moneda convertible. Aplicarán las disposiciones de mantenimiento de valor a las aportaciones hechas en moneda convertible distinta al dólar, que se definirán en el Reglamento operativo.

Las cuentas del Fondo se mantendrán en dólares de los Estados Unidos de América, que será su unidad de cuenta. Cuando sea necesario determinar el valor de cualquier moneda aportada en términos de dólares, se hará a la tasa de cambio prevaleciente en los mercados internacionales a la fecha de la determinación.

5.2 Separación de operaciones

Los recursos del Fondo, en todo momento, se mantendrán, utilizarán, comprometerán, invertirán o administrarán, completamente por separado de los recursos del presupuesto ordinario de la Asociación.

6. Mecanismos de Operación

6.1 Criterios pare los Proyectos

El Consejo de Representantes Nacionales del Fondo recibirá, evaluará, seleccionará los Proyectos y, en cada cave, autorizará los recursos financieros correspondientes del Fondo, sólo en aquellos proyectos que reúnan, cuando menos, una de las siguientes características:

i) Proyectos aprobados y presentados por el conducto de los Presidentes de cada uno de los Comités Especiales de la Asociación.

ii) Proyectos cuya temática no se encuentre comprendida por ninguna de las esferas de competencia de los Comités Especiales, y que sean presentados por un mínimo de cinco países de la Asociación que respondan a los principios del Convenio Constitutivo sobre la distribución geográfica o representación lingüística.

iii) Proyectos que presentar Organismos Internacionales, y que en su diseño comprometan aportaciones financieras de por lo menos el 50% del costo total de dicho proyecto, el cual deberá asegurar beneficios concretos pare al menos cinco Países Miembros de la Asociación.

Los proyectos podrán presentarse en cualquiera de los tres idiomas oficiales de la Asociación. Su preparación será responsabilidad del Comité Especial, del grupo de Países o del Organismo Internacional que lo presente.

6.2 Adquisiciones

Las adquisiciones de bienes y servicios previstos en los proyectos financiados por los recursos del Fondo Especial, que excedan la cantidad de 20 000 dólares, se licitarán, de preferencia, entre los Estados Miembros y Miembros Asociados de la Asociación.

6.3 Recursos no Financieros

Los proyectos que se sometan a la consideración del Consejo de Representantes Nacionales del Fondo deberán ser diseñados conforme al manual de metodología pare la presentación de proyectos, que se aplicará provisionalmente hasta su aprobación por el propio Consejo de Representantes Nacionales del Fondo durante su Primera Reunión.

En el manual deberán definirse con toda claridad los términos de referencia del proyecto, destacando sus objetivos, sus mecanismos de evaluación y seguimiento, su presupuesto, su calendario de actividades, y aquellos rubros en los que se recibirán aportaciones en especie y servicios técnicos.

7. Auditoria, Evaluación e Informe

Las cuentas de la Asociación se auditarán al menos una vez al año por contadores independientes de algún país Miembro de la Asociación, conforme al reglamento que aprobará el Comité Especial de Presupuesto y Administración. La Secretaria presentará al Consejo de Ministros y al Consejo de Representantes Nacionales del Fondo los estados financieros separados pare las operaciones del Fondo, de los del presupuesto ordinario. Los Estados financieros incluirán Estados de ingresos y egresos, conjuntamente, con los Estados relacionados a las aportaciones y balances de los mismos.

El Consejo de Representantes Nacionales del Fondo realizará, cada dos años, una evaluación profunda y detallada de las operaciones del Fondo. El Informe de dicha evaluación se hará llegar al Consejo de Ministros al menos tres meses antes de su próxima reunión ordinaria.

8. Enmiendas

Este documento sólo podrá ser modificado por acuerdo del Consejo de Ministros.

9. Transitorio

La Secretaría elaborará un reglamento operativo y un manual de metodología pare la presentación de proyectos. Una vez que sean consultados y aceptados por el Presidente del Consejo de Ministros y por el Presidente de la Junta Directiva, estos documentos se aplicarán de manera transitoria hasta la primera reunión del Consejo de Representantes Nacionales del Fondo, que los aprobará tal como se dispone en el numeral 4.1, inciso iii) anterior.

10. Disposiciones Finales

El presente instrumento entrará en vigor en la fecha de su aprobación por el Consejo de Ministros de la Asociación.