Funciones:

• Analizar, proyectar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y funciones de la Asociación, en los temas específicos de Recursos Humanos de la Secretaría y de finanzas de la organización;
• Prestar la asesoría y realizar los trámites que le sean solicitados por la dirección de la Secretaría General;
• Proponer el diseño y la formulación de procedimientos y sistemas de mejor desempeño de las funciones, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles;
• Emitir opiniones consultivas sobre materias de su competencia de acuerdo con los programas y proyectos de la Asociación;
• Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas;
• Desempeñar las demás funciones asignadas, de acuerdo con la naturaleza y la profesión del titular del cargo;

Responsabilidades Específicas:

• Bajo la supervisión del Secretario General, coordinar y dirigir el trabajo de la Unidad administrativa de la Secretaría General de la AEC.
• Dar seguimiento a las tareas asignadas a la Secretaría General por parte del  Comité Especial de Presupuesto y Administración.
• Preparar las propuestas de presupuesto de la AEC y dar seguimiento al estado de los ingresos y gastos de la Secretaría.
• Proponer el diseñoy la formulación de procedimientos y sistemas de mejor desempeñode las funciones, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles en las áreas de su competencia.
• Preparar informes trimestrales sobre la ejecución presupuestaria de la AEC.
• Dar seguimiento al trabajo de los consultores contratados por la Secretaría General para llevar adelante tareas específicas en las áreas de Presupuesto y  Administración, particularmente el del Contador Externo y el Auditor.
• Aprobar la ejecución de gastos y pagos a fin de facilitar el funcionamiento de la Secretaría.
• Mantener actualizados a los Estados Miembros y Miembros Asociados sobre el estado de las contribuciones.
• Supervisar los trabajos de la Oficial de Protocolo en lo relacionado con la logística y organización de las reuniones y conferencias de la AEC y la realización de viajes oficiales.
• Supervisar los trabajos del Supervisor de Oficina.
• Coordinar los trabajos preparativos y de celebración de la reunión del Comité Especial de Presupuesto y Administración. Para lo cual deberá brindar especial atención a:
  • Preparación de Agendas.
  • Preparación del Informe de la Secretaría General.
  • Preparación de documentos sustantivos relacionados con los temas de la reunión correspondiente.
• Dar seguimiento a los programas de trabajo del Comité de Presupuesto y Administración.
• Representar a la Secretaría General en eventos y conferencias en que sea designado.
• Dirigir las actividades de apoyo general (red interna de comunicaciones, registro, mensajería y recepción) y coordinar el trabajo de los funcionarios responsables de estas funciones.
• Asistir al Secretario General en cualquier otra actividad que sea necesaria, y le sea asignada por su supervisor inmediato, a fin de llevar a cabo los objetivos y metas de la Asociación.

  

Comentarios Adicionales : (en el desempeño de responsabilidades)

• El funcionario deberá tener habilidades para establecer contacto y relaciones armoniosas de trabajo con los diferentes niveles de la administración interna de la Secretaría, colegas y subordinados.
• Deberá mostrar dominio y cualidades para mantener un diálogo y relaciones amigables y respetuosas con funcionarios de Enlace e instituciones de los Estados Miembros y Miembros Asociados.
• Deberá estar en disposición y posibilidades de viajar fuera del país sede en misiones de trabajo.
• Deberá estar en disposición de trabajar fuera del horario oficial de la Secretaría General si las necesidades del servicio así lo indicaran.

 

Calificaciones mínimas requeridas:

• Graduado universitario.
• Mínimo diez años de experiencia a nivel profesional.
• Se considera una ventaja que el profesional posea experiencia internacional, ya sea en organismos internacionales o por la participación en negociaciones internacionales, administración pública, análisis financiero, manejo de presupuestos de cooperación.
• Excelente dominio del manejo de procesadores de texto, cálculo y gráficos.
• Excelentes habilidades para la comunicación oral y escrita en uno de los idiomas oficiales de la AEC. Debe ser fluente en un segundo idioma oficial de la AEC y poseer certificados de eficiencia en el mismo. Se considera una ventaja el conocimiento del tercer idioma, al menos como idioma de trabajo.
• Conocimiento de los países que conforman la AEC.

 

Paquete remunerativo:

Este puesto está clasificado en el nivel equivalente al P-3 en la escala salarial de la AEC. Detalles adicionales relativos al salario y a las condiciones de trabajo pueden ser obtenidos de la Secretaría de la AEC. Los beneficios incluyen:

• Prima para gastos de instalación, boleto aéreo y traslado por barco de los efectos personales al ser designado.
• Repatriación y prestación para movilizarse al concluir el contrato.
• Seguro médico para el Profesional y sus dependientes.
• Participación en el Fondo de Empleados de la AEC.

 

Documentación requerida:

Los candidatos tienen que presentar para su consideración los siguientes documentos :

1. Currículum Vitae.
2. Certificado de Título Universitario.
3. Certificados de Idiomas (no para la primera lengua).
4. Los nombres de tres personas como referencia y la información de contacto.

 

Notas :

Las solicitudes tienen que ser presentadas a la Secretaría de la Asociación de Estados del Caribe, a la atención de: