Fonctions :

• Analyser, concevoir et recommander les actions qui devront être adoptées pour atteindre les objectifs et remplir les fonctions de l’Association, dans les domaines spécifiques des Ressources Humaines du Secrétariat et des finances de l’organisation;
• Offrir des conseils et réaliser les démarches que lui demandera la direction du Secrétariat général;
• Proposer et formuler des procédures et des systèmes pour une exécution améliorée, afin d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles;
• Donner des avis sur les matières de sa compétence conformément aux programmes et projets de l’Association;
• Préparer et présenter les rapports sur les activités réalisées aux moments opportuns et avec la périodicité requise;
• Remplir les autres fonctions attribuées, en accord avec la nature et les compétences du responsable du poste..

 

Responsabilités spécifiques :

• Sous la supervision du Secrétaire général, coordonner et diriger le travail de l’Unité administrative du Secrétariat de l’AEC.
• Réaliser le suivi des taches attribuées au Secrétariat général par le Comité spécial sur le Budget et l’administration.
• Préparer les propositions de budget de l’AEC et faire le suivi de l’état des revenus et des dépenses du Secrétariat.
• Proposer la conception et formulation de procédures et de systèmes pour l’exécution améliorée des fonctions, en vue d’optimiser les ressources disponibles dans les domaines de sa compétence.
• Préparer des rapports trimestriels sur l’exécution budgétaire de l’AEC.
• Faire le suivi des consultants engagés par le Secrétariat général pour la réalisation de tâches spécifiques, dans le domaine du Budget et l’administration, notamment du Comptable externe et du Réviseur des comptes.
• Approuver l’exécution de dépenses et paiements afin de faciliter le fonctionnement du Secrétariat.
• Maintenir à jour les Etats membres et Membres associés par rapport à l’état des contributions.
• Superviser les travaux du Fonctionnaire du Protocole liés à la logistique et organisation des réunions et conférences de l’AEC et la réalisation de voyages officiels.
• Superviser les travaux du Superviseur du bureau.
• Coordonner les travaux de préparation et réalisation de la réunion du Comité spécial sur le Budget et l’Administration.  Il devra à cet égard porter une attention particulière à:
  • Préparation des ordres du jour.
  • Préparation du Rapport du Secrétariat général.
  • Préparation des documents essentiels concernant les sujets de la réunion correspondante.
• Faire le suivi des programmes de travail du Comité sur le Budget et l’administration.
• Représenter le Secrétariat général à des manifestations et conférences lorsqu’ il sera désigné pour le faire.
• Diriger les activités d’appui général (réseau interne de communications, registre, messagerie et réception) et coordonner le travail des fonctionnaires responsables de ces fonctions.
• Assister le Secrétaire général dans toute autre activité nécessaire et qui lui serait attribuée par son superviseur, afin de remplir les objectifs et buts de l’Association.

Qualifications minimales :

• Diplôme universitaire.
• Au minimum dix ans d’expérience sur le plan professionnel.
• Une expérience internationale serait jugée un avantage, soit une expérience dans des organismes internationaux ou sa participation à des négociations internationales, administration publique, analyse financière, gestion de budgets de coopération.
• Excellente maîtrise de logiciel de traitement de textes, calculs, graphiques.
• Communication orale et écrite excellente dans une des langues officielles de l’AEC.  Maîtriser une deuxième langue officielle de l’AEC et être titulaire de certificats attestant la compétence dans cette langue.  La connaissance d’une troisième langue, au moins comme langue de travail, sera jugée un avantage.
• Connaissance des pays qui font partie de l’AEC..

 

Commentaires additionnels : (dans l’exécution de ses fonctions)

• Le fonctionnaire devra avoir des aptitudes à établir des contacts et des relations de travail harmonieuses avec les différents niveaux de l’administration interne du Secrétariat, collègues et subordonnés.
  
• Il devra faire preuve de maîtrise et d’aptitudes pour maintenir un dialogue et des relations amiables et respectueuses avec les fonctionnaires de Liaison et les Institutions des Etats membres et Membres associés.
  
• Il devra être disposé et en mesure de voyager à l’étranger, hors du pays siège, pour des missions de travail.
  
• Il devra être disposé à travailler hors de l’horaire officiel du Secrétariat quand les besoins du service le requerront.

NOTE: Cette description des fonctions indique la nature et le niveau de tâches généralement attribuées à ce poste.  Elle ne constitue pas une liste exhaustive desdites tâches.  Des fonctions supplémentaires connexes pourront être assignées,  si cela est jugé nécessaire pour le fonctionnement efficace de l’Association.

Rémunération:

Ce poste est classé au niveau équivalent au P-3 de la grille des salaires de l’AEC.  Des détails supplémentaires concernant le salaire et les conditions de travail peuvent être obtenues du Secrétariat de l’AEC.  Les bénéfices comprennent:

• Indemnité de frais d’installation, billet d’avion et transport par bateau des effets personnels dès la désignation.
• Indemnité de rapatriement et de déplacement en fin de contrat.
• Assurance maladie pour le cadre et ses dépendants.
• Participation au Fonds du personnel de l’AEC.

 

Documentation requise :

Les candidats devront présenter les documents suivants :

1. Curriculum vitae.
2. Attestation de titre universitaire.
3. Certificats linguistiques (ne concerne pas la première langue).
4. Nom et coordonnées de trois références.

 

Notes:

Les candidatures devront être soumises au Secrétariat de l’Association des Etats de la Caraïbe, à l’attention de :