Con el objetivo de analizar y evaluar el resultado de la encuesta "Evaluación de las de las Fortalezas, Debilidades y de los Proyectos llevados a cabo por los Países de la AEC en el Manejo de los Desastres Naturales, un estudio preparado y ejecutado por la Consultora Nicole M. Williams, la Asociación de los Estados del Caribe convocó la II Reunión del Grupo Técnico del Comité Especial sobre Desastres Naturales los días 9 y 10 de octubre del 2000 en la Sede de la AEC, en Puerto España, Trinidad y Tobago. La reunión fue presidida por el Sr. Joaquín Alberto Cortéz del Comité de Emergencia Nacional del Salvador, el Sr. Cortéz actuó como presidente en sustitución de Elizabeth Cubías Medina del Ministerios de Relaciones Exteriores quién debió permanecer en El Salvador para coordinar las operaciones dirigidas a contener el reciente brote de dengue. Debido a eventos imprevistos el Vice Presidente del Comité Especial Sr. Cecil Shillingford de la Oficina de Manejo de Desastres de Dominica tampoco pudo asistir a la reunión.. La Sra. Doheny Roosberg y el Sr. Xavier C. Prens de las Antillas Neerlandesas, actuaron como relatores de la reunión. En la reunión estuvieron presentes representantes de la Organización Panamericana de la Salud (OPS), Sr. Arturo López - Portillo; del Centro para la Prevención de los Desastres Naturales de Centroamérica (CEPREDENAC), Sr. José Alfredo Peñate, de la Agencia Caribeña de Respuesta a las Emergencias (CDERA, por sus siglas en inglés), Sr. Jeremy Collymore, y de la Agencia de para los Desastres Naturales de las Antillas Neerlandesas, Sr. Clemens Raveli. En nombre de la Secretaría de la AEC asistieron el Director Mario Estrada y el Profesional Juan Carlos Martínez-Piva .

Después de abordar el paso de la Tormenta / Huracán Tropical "Joyce" y la subsiguiente posposición de la II Reunión del Grupo Técnico, el Sr. Estrada inició con una corta introducción institucional centrada en los recientes acontecimientos dentro de la AEC, particularmente en las iniciativas para dar prioridad y racionalizar el programa de trabajo de la AEC, como resultado del cual se han establecido cuatro áreas de prioridad: comercio, turismo sostenibles, transporte y desastres naturales.

La reunión continuó con una presentación a cargo de la Sra. Nicole M. Williams en la que resumió los resultados de la encuesta "Evaluación de las Fortalezas, Debilidades y de los Proyectos llevados a cabo por los Países de la AEC en el Manejo de los Desastres Naturales" y también prestó especial atención a las recomendaciones y conclusiones en relación con las áreas prioritarias de interés para la cooperación regional. Durante la presentación se llevaron a cabo algunas discusiones, las que se centraron principalmente en asuntos como la aplicación de las regulaciones ya existentes, códigos de construcción y edificios, prácticas comúnmente aceptadas y aspectos comunitarios sobre el manejo de desastres. Ciertas delegaciones hicieron comentarios sobre secciones específicas de la encuesta. La reunión estuvo de acuerdo en la utilidad del documento como base para las acciones ha llevarse a cabo en la I Reunión del Comité Especial sobre Desastres Naturales.

Después de un corto receso se dio inicio a una ronda de preguntas, respuestas y recomendaciones. El Grupo solicitó a la consultora que enriquezca el informe final de la encuesta e incorpore sus comentarios en forma esquemática y con base en matrices. Las discusiones posteriores trataron asuntos diversos tales como el marco legal del Acuerdo de Cooperación Regional en el Área de Desastres Naturales, la ausencia de contribuciones de distinguidos Estados Miembros, la posibilidad de actualizar la encuesta anualmente, la posibilidad de diseñar un plan de manejo, de establecer una estructura administrativa de acuerdo a las agrupaciones de países, sugerencias a presentarse en la I Reunión del Comité Especial sobre Desastres Naturales e inconsistencias percibidas con relación a las respuestas de ciertas secciones de la encuesta.

La sesión de la tarde se centró principalmente en la elaboración de una propuesta a presentarse para la consideración de la I Reunión del Comité Especial de Desastres Naturales, en relación con el establecimiento de una estructura de coordinación que asegure la aplicación de actividades específicas en áreas prioritarias para la cooperación regional. Con base en las conclusiones de la Encuesta las siguientes cuatro áreas fueron identificadas:

Análisis del peligro de inundaciones y terremotos

Sistema de Aviso Temprano (SAT) para Inundaciones y marejadas

Programas de Capacitación, educación y concientización

Fortalecimiento de las Organizaciones de Manejo de Emergencias (OME). .

Se sugirió que se establecieran dos grupos de trabajo en estas áreas de prioridad, enfocándose principalmente en alcanzar resultados tangibles en un período de tiempo relativamente corto. Un grupo de trabajo puede concentrarse en el análisis del peligro de inundaciones y terremotos, así como en los SAT para inundaciones y marejadas, mientras que el otro se centraría en los programas de capacitación, educación y concientización, al igual que en el fortalecimiento de los OME. Por lo tanto, existió consenso en cuanto a la necesidad de ejecutar solamente una cantidad limitada de actividades y proyectos por grupo de trabajo y área de prioridad.

Las discusiones continuaron en torno a la posibilidad de mantener dos grupos de trabajo permanentes en el marco del Comité. Se discutieron algunas posibilidades. Se sugirió que el Comité Especial supervisará al nivel más alto con el apoyo administrativo de la Secretaría de la AEC y dará seguimiento a las actividades de los grupos de trabajo a través del Grupo Técnico ya existente.

El segundo día de la reunión, 10 de octubre del 2000, el grupo inició con la revisión del documento "Lista de Posibles Proyectos sobre Desastres Naturales" en el contexto de los resultados de la encuesta, en particular con respecto a las cuatro áreas prioritarias. El Sr. Estrada informó al grupo que el Fondo Especial aprobó recientemente la ejecución del proyecto N°2 (Actualización de los Códigos de Vientos y Terremotos en los distintos países de la AEC y su colocación en Internet y/o en CD). Se recomendó que la AEC someta a revisión el proyecto N°4 (Programa Regional de Entrenamiento sobre el Manejo de los Desastres que incluye Proyectos Demostrativos, Talleres de Entrenamiento y Simulaciones) para la reconsideración del Grupo Técnico en su próxima reunión. El proyecto número 11 (Desarrollando la Cooperación entre Cuba y los Países de la AEC para la Protección de Animales en Desastres Hidrometeorológicos y serias enfermedades epizoóticas) será presentado a la Primera Reunión del Comité Especial sobre Desastres Naturales, planteando que no se ajusta a los criterios establecido, pero que se debe tomar en consideración, asumiendo que sea reestructurado. Las otras propuestas de proyectos no se ajustaron a los criterios establecidos y por lo tanto serán retirados de la lista presentada al Fondo Especial. Durante la discusión sobre este tópico, el Sr. Estrada reiteró la necesidad de incluir el financiamiento posible cuando se sometan propuestas de proyectos.

La reunión entonces procedió a discutir en detalles las posibles propuestas con relación a las áreas de prioridad para cooperación, estrategias y criterios de selección que se recomienden al Comité Especial.

Con base en las discusiones sostenidas durante la reunión y en forma de resumen, las siguientes sugerencias y recomendaciones se someterán a la Primera Reunión del Comité Especial sobre Desastres Naturales:

Dividir el Comité Especial en dos grupos. Ambos grupos trabajarán en las actividades a llevarse a cabo con base en las recomendaciones y en el análisis de la encuesta con respecto a las áreas prioritarias.

Preparar un listado provisional de actividades y/o proyectos que se llevarán a cabo dentro de los grupos de trabajo y que serán establecidas en las áreas prioritarias.

Solicitar información adicional a los países miembros para revisar y mejorar aún más la calidad de la encuesta

Además, las siguientes acciones deben ejecutarse en la preparación de la Primera Reunión del Comité Especial sobre Desastres Naturales:

Los miembros del Grupo Técnico deben hacer las gestiones necesarias para que las personas y u organizaciones seleccionadas puedan presentar ponencias en las sesiones plenarias del Comité Especial sobre Sistemas de Aviso Temprano y fortalecimiento de la capacidad de las OMDE.

Los representantes de las Antillas Neerlandesas y El Salvador ofrecieron entregar a la Secretaría de la AEC, los Términos de Referencia con relación a las actividades a llevarse a cabo por los grupos de trabajo anteriormente mencionados, que serán distribuidas al grupo técnico para sus comentarios antes de la I Reunión del Comité Especial de Desastres Naturales

El presidente entonces clausuró la reunión e invitó a todas las delegaciones presentes a asistir a la próxima Primera Reunión del Comité especial sobre Desastres Naturales.